システム IT DX デジタル導入移行文例【システム導入・IT移行・DX推進の社内連絡メールの書き方】

システム導入・IT移行・DX推進の社内連絡メール文例です。新システム導入の全社案内・システム移行・切替の手順案内・ITツール廃止・利用終了の通知メールの3パターンを用意しました。

文例（コピペ用）

パターン1：新システム・ツール導入の全社案内メール

件名：【システム名（例：〇〇経費精算システム / 〇〇勤怠管理ツール）】導入のご案内（〇月〇日より）社員各位情報システム部【担当者名】です。〇月〇日（〇曜日）より、【システム名】の利用を開始します。ご準備のほどよろしくお願いいたします。 ■導入の目的　【目的（例：紙申請の廃止・承認フローのデジタル化により、申請から承認までの時間を短縮します）】 ■利用開始日　〇月〇日（〇曜日） ■ログイン・初期設定　URL：【URL】　初期ID：【例：社員番号 / メールアドレス】　初期パスワード：【例：別途通知済み / 〇〇で確認してください】 ■研修・説明会　〇月〇日（〇曜日）〇時〜【場所 / Zoom】（参加任意 / 推奨）　操作マニュアルは【場所（例：社内ポータル〇〇）】に掲載していますご不明な点は情報システム部（内線：【内線番号】）にお問い合わせください。情報システム部　【担当者名】　内線：【内線番号】

パターン2：システム切替・移行の手順案内メール

件名：【旧システム名】→【新システム名】切替手順のご案内（〇月〇日移行）関係者各位情報システム部【担当者名】です。〇月〇日（〇曜日）をもって【旧システム名】の利用を終了し、【新システム名】へ切り替えます。移行前に下記の手順をお願いいたします。 ■切替スケジュール　旧システム利用終了：〇月〇日（〇曜日）〇時まで　新システム利用開始：〇月〇日（〇曜日）〇時より ■切替前にお願いしたいこと　① 旧システム内のデータで引き継ぎが必要なものをエクスポートする（期限：〇月〇日）　　対象データ：【例：〇〇月以前の申請履歴 / 添付ファイル等】　　方法：【方法（例：〇〇メニューから〇〇をクリックしてCSV出力してください）】　② 旧システムの進行中の申請を〇月〇日までに処理する ■切替後の注意事項　・旧システムは〇月〇日以降は閲覧のみ可（〇ヶ月間）。その後アクセス不可となります　・新システムの操作でご不明な点は情報システム部（内線：【内線番号】）にご連絡ください情報システム部　【担当者名】　内線：【内線番号】

パターン3：ITツール・サービスの利用終了・廃止通知メール

件名：【ツール名（例：〇〇チャットツール / 〇〇クラウドストレージ）】利用終了のお知らせ（〇月〇日）社員各位情報システム部【担当者名】です。現在ご利用中の【ツール名】を、〇月〇日（〇曜日）をもって利用終了いたします。 ■利用終了日　〇月〇日（〇曜日）〇時 ■終了の理由　【理由（例：契約終了・コスト削減のため / 代替ツールへの移行のため）】 ■代替手段　【代替（例：〇〇日以降は【代替ツール名】をご利用ください / 代替手段は〇〇部に確認してください）】 ■終了前に必要な作業（期限：〇月〇日）　・保存が必要なファイル・データをダウンロードする　・【その他必要な作業】期限内にデータの移行をお済ませください。ご不明な点は情報システム部（内線：【内線番号】）にご連絡ください。情報システム部　【担当者名】　内線：【内線番号】

使い方

NG例

❌ NG：新システムを「いきなり全社展開」する
大規模なシステム導入を準備なく全社展開すると、問い合わせが殺到し情報システム部の対応が追いつかなくなる。まず一部部門で試験運用し、問題を潰してから全社展開する「段階的導入」が基本。

注意点

⚠ システムに保存されたデータの取り扱いは「データ保存期間・廃棄方針」を定める
クラウドサービスを解約・終了した場合、サービス側が一定期間後にデータを削除する場合がある。電子帳簿保存法上の保存義務がある書類データ（7年保存等）は、サービス終了前に必ずエクスポート・別媒体への保存を行う。

システム IT DX デジタル 導入 移行 文例【システム導入・IT移行・DX推進の社内連絡メールの書き方】

文例（コピペ用）

パターン1：新システム・ツール導入の全社案内メール

パターン2：システム切替・移行の手順案内メール

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使い方

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注意点

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