機密 秘密 情報漏洩 管理 文例【機密情報・情報漏洩防止の社内通知の書き方】

件名：機密情報・社外秘情報の取り扱いルールについて（再周知） 社員 各位 総務部（情報管理担当）【担当者名】です。 情報漏洩事故の防止のため、機密情報・社外秘情報の取り扱いルールを改めてご確認ください。 ■機密情報の定義（社外秘・取扱注意に指定されているもの） 　・顧客情報（氏名・住所・連絡先・取引内容等） 　・未公開の経営情報・財務情報 　・社内システムのID・パスワード 　・取引先との契約内容・価格条件 　・開発中の製品・サービスの情報 ■取り扱いのルール 　① 機密情報は業務目的以外に使用しない 　② 社外（個人メール・SNS・クラウドストレージ等）への送信・保存は原則禁止 　③ 紙での持ち出しは上長の承認が必要。使用後はシュレッダー処理 　④ 外出先での会話・PC作業は周囲への情報漏洩に注意する 　⑤ 退職後も守秘義務は継続する（就業規則・誓約書に基づく） 不審なメール・USBの受け取り等は即座に情報管理担当に報告してください。 総務部（情報管理担当）　【担当者名】　内線：【内線番号】

件名：【緊急】情報漏洩（疑い）発生のご報告（〇月〇日） 情報管理担当・役員 各位 【部署名・名前】です。 〇月〇日〇時頃、以下の情報漏洩（疑い）が発生したことを確認しましたのでご報告いたします。 ■発生した問題の概要 　発覚日時：〇月〇日〇時頃 　漏洩した（可能性のある）情報：【内容（例：顧客情報〇件 / 社内資料〇〇）】 　漏洩の経路・原因（判明している範囲）：【経路（例：誤送信 / 不正アクセス / USBの紛失）】 　影響範囲：【範囲（例：〇〇社・〇〇名の情報）】 ■現在の対応状況 　・【対応1（例：当該PCをネットワークから切断しました）】 　・【対応2（例：関係部署への連絡を行っています）】 ■今後の対応について 　ご指示をいただけますでしょうか。必要であれば警察・個人情報保護委員会への報告も検討が必要と考えます。 【名前・部署名】　内線：【内線番号】　携帯：【携帯番号】

件名：退職にあたっての機密情報の取り扱いとデータ返却のお願い 【退職者氏名】様 人事部【担当者名】です。 退職日（〇月〇日）を迎えるにあたり、機密情報の取り扱いについてご確認をお願いいたします。 ■退職前に対応いただく事項 　① 業務上のデータ・ファイル（個人PC・クラウド・外部記憶媒体等）の削除・返却 　② 会社支給PC・スマートフォン・社員証・入退室カードの返却 　③ 業務で使用していたID・パスワード・アクセス権の使用停止 　④ 取引先・顧客情報等の持ち出しがないことの確認 ■退職後の機密保持義務 　入社時にご署名いただいた秘密保持誓約書に基づき、退職後も会社の機密情報・顧客情報の第三者への開示・使用は禁止されます。 最終出社日（〇月〇日）に確認書類へのご署名をお願いいたします。ご不明な点は人事部（内線：〇〇）にお問い合わせください。 人事部　【担当者名】　内線：【内線番号】