個人情報管理通知文例【個人情報の取り扱い・漏洩対応の書き方】

個人情報管理・通知文例です。個人情報の取り扱い説明・個人情報変更の届出依頼・個人情報漏洩発生時の初期通知の3パターンを用意しました。

文例（コピペ用）

パターン1：個人情報の取り扱いに関する案内（社内・新入社員等向け）

件名：個人情報の取り扱いに関するご案内社員各位【総務部 / 情報管理担当】より、個人情報の取り扱いについてご案内いたします。弊社では個人情報保護法および社内規程に基づき、お客様・取引先・社員の個人情報を適切に管理する義務があります。以下の点を必ずご確認ください。 ■個人情報取り扱いの基本ルール　① 個人情報は業務上の必要性がある場合のみ取得・使用する　② 取得した個人情報は第三者に無断で提供しない　③ 個人情報が含まれる書類・データは適切に保管し、不要になったものは確実に廃棄する　④ 個人情報をメールで送付する際は暗号化・パスワード設定を行う　⑤ 社外への持ち出し・USBへの保存は原則禁止（業務上必要な場合は事前承認が必要）不明な点・個人情報に関するトラブルが発生した場合は、すぐに【担当部署・担当者】までご連絡ください。【担当部署・担当者名】　内線：【内線番号】

パターン2：社員・顧客からの個人情報変更の届出依頼

件名：個人情報（住所・緊急連絡先等）変更のお届けのお願い社員各位人事部【担当者名】です。住所・氏名・緊急連絡先等の個人情報に変更があった場合は、速やかに下記の通りお届けください。 ■お届けが必要な変更事項　・住所・電話番号の変更　・氏名の変更（婚姻等による）　・緊急連絡先の変更　・扶養家族の変更（健康保険・所得税の扶養） ■お届け方法　所定の変更届を【人事部窓口へ持参 / 社内メール便にて提出】ください。　書式は【共有フォルダ：〇〇 / 人事部にて配布】しています。住所・扶養に関する変更は、社会保険・税務上の手続きに影響があるため、変更後できるだけ速やかにお届けください。人事部　【担当者名】　内線：【内線番号】

パターン3：個人情報漏洩発生時の初期通知（社内向け）

件名：【緊急・機密】個人情報に関するインシデント発生のご連絡対象部署の責任者各位【総務部 / 情報セキュリティ担当・名前】より、緊急のご連絡です。〇月〇日（〇曜日）〇時頃、個人情報に関するインシデントが発生した可能性がある事案を確認しました。 ■発生事案の概要　発生日時：〇月〇日（〇曜日）〇時頃　事案の内容：【概要（例：〇〇のメールが誤った宛先に送信された / 〇〇ファイルが誤って削除された）】　対象となる可能性のある情報：【対象情報（例：顧客名簿・社員情報）】 ■現在の対応状況　【対応状況（例：現在事実確認中。追加情報が判明次第、改めてご連絡します）】 ■対象部署の皆様へのお願い　・関連するデータ・メール・書類に変更を加えないでください　・問い合わせ等があった場合はすべて【窓口名・内線番号】に転送してください詳細が判明次第、改めてご連絡いたします。状況の変化があれば随時共有します。【担当者名・役職】　内線：【内線番号】　E-mail：【メールアドレス】

使い方

NG例

❌ NG：個人情報漏洩を「小さな問題」として報告せずに隠す
個人情報保護法では、一定規模以上の漏洩については個人情報保護委員会への報告・本人への通知が義務化されている（2022年法改正）。隠蔽は法令違反・信用失墜につながる。

注意点

⚠ 個人情報漏洩時の対外対応（顧客・報道機関等）は経営層・法務と連携して行う
漏洩インシデントの外部公表・顧客対応は担当者が単独で判断せず、経営層・法務担当・必要に応じて専門家を交えて対応方針を決定する。

個人情報 管理 通知 文例【個人情報の取り扱い・漏洩対応の書き方】

文例（コピペ用）

パターン1：個人情報の取り扱いに関する案内（社内・新入社員等向け）

パターン2：社員・顧客からの個人情報変更の届出依頼

パターン3：個人情報漏洩発生時の初期通知（社内向け）

使い方

NG例

注意点

関連文例

個人情報管理通知文例【個人情報の取り扱い・漏洩対応の書き方】