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イベント 社内行事 開催 案内 文例【社内イベント・行事の開催案内メールの書き方】
社内イベント・行事の開催案内メール文例です。社内懇親会の案内・社内表彰式の案内・社内研修・講演会の案内メールの3パターンを用意しました。
文例(コピペ用)
パターン1:社内懇親会の開催案内メール
社内・全社員・懇親会案内
件名:社内懇親会のご案内(〇月〇日・【会場名】)
社員 各位
総務部【担当者名】です。
このたび、社員の交流を深めることを目的として、社内懇親会を開催いたします。ふるってご参加ください。
■開催概要
日時:〇月〇日(〇曜日)〇時〜〇時(受付〇時〜)
場所:【会場名・住所・アクセス(例:〇〇ホール・〇〇駅徒歩〇分)】
費用:【費用(例:参加費〇〇円(当日集金)/ 会社全額負担)】
内容:食事・飲み放題・歓談(〇〇時間)
■出欠の連絡
〇月〇日(〇曜日)までに下記フォームまたはメールにてご連絡ください。
【フォームURL / 返信先メールアドレス】
当日の参加を楽しみにしております。皆様のご参加をお待ちしています。
総務部 【担当者名】 内線:【内線番号】
パターン2:社内表彰式の開催案内メール
社内・全社員・表彰式案内
件名:〇〇年度 社内表彰式のご案内(〇月〇日)
社員 各位
人事部【担当者名】です。
今年度の社内表彰式を下記の通り開催いたします。受賞者の皆さんへの祝福と、全社員での士気向上の場としてぜひご参加ください。
■開催概要
日時:〇月〇日(〇曜日)〇時〜〇時(〇分程度)
場所:【場所(例:本社〇階ホール / Zoomによるオンライン開催)】
参加対象:全社員
■表彰部門(予定)
・【部門1(例:最優秀社員賞・〇〇部門賞)】
・【部門2(例:チームワーク賞・改善提案賞)】
受賞者には当日発表いたします。皆さんのご参加をお待ちしています。
人事部 【担当者名】 内線:【内線番号】
パターン3:社内研修・講演会の案内メール
社内・対象者・研修講演会案内
件名:【研修名 / 講演会名】開催のご案内(〇月〇日・参加推奨)
【対象部署・対象者】各位
人事部(研修担当)【担当者名】です。
下記の通り社内研修・講演会を開催いたします。対象の方はぜひご参加ください。
■開催概要
テーマ:【テーマ(例:〇〇のスキルアップ研修 / 〇〇をテーマとした社外講師による講演)】
日時:〇月〇日(〇曜日)〇時〜〇時(〇時間)
場所:【場所(例:本社〇階会議室 / オンライン(URL:〇〇))】
講師:【講師名・肩書き(例:〇〇社 〇〇氏)】
対象:【対象者(例:管理職・リーダー層 / 全社員)】
参加費:【費用(例:無料)】
■参加申込み
〇月〇日(〇曜日)までに【申込方法(例:人事部メール / フォームURL)】にてお申し込みください。
ご不明な点は人事部(内線:【内線番号】)にお問い合わせください。
人事部(研修担当) 【担当者名】 内線:【内線番号】
使い方
- 懇親会の案内は「費用・場所・出欠の締め切り」を必ず書く:費用が曖昧だと参加を迷う人が増える。「〇〇円・当日集金」等、費用を明示する。
- 表彰式は「全社員が参加する意義」を案内に書く:受賞者以外も参加するイベントなので、「社員全員でお祝いする場」という位置づけを明確にする。
- 研修・講演会の案内は「参加対象・申込み期限」を明確にする:「任意参加」か「参加必須」かを明記する。任意の場合も「参加推奨」と書くと参加率が上がる。
NG例
❌ NG:社内懇親会の案内で出欠確認をしない
参加人数が分からないと会場・食事の手配ができない。必ず「〇日までに出欠連絡をお願いします」と期限付きで確認する。
注意点
⚠ 社内行事への参加を業務命令として強制する場合は労働時間の取り扱いに注意する
懇親会・研修への参加を業務命令(強制参加)とする場合は、労働時間として賃金が発生する場合がある。任意参加の位置づけを明確にするか、強制参加の場合は賃金の取り扱いについて確認する。
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