賃貸入居退去更新通知文例【賃貸管理・入居・退去・更新通知メールの書き方】

賃貸管理・入居・退去・更新通知メールの文例です。入居決定後の手続き案内・退去手続きの案内・賃貸借契約更新の案内メールの3パターンを用意しました。

文例（コピペ用）

パターン1：入居決定後の手続き案内メール（管理会社・オーナーから入居者へ）

件名：【物件名・部屋番号】入居手続きのご案内【入居者名】様このたびは【物件名】へのご入居が決定いたしました。おめでとうございます。【管理会社名・担当者名】です。入居までに下記の手続きをお願いいたします。 ■入居日・鍵のお渡し　入居日：〇月〇日（〇曜日）　鍵のお渡し：【場所（例：弊社事務所 / 現地管理室）】にて、〇時〜〇時の間にお越しください　（事前に日時をご連絡ください） ■入居前に必要な手続き　① 電気：【電力会社】（TEL：〇〇〇-〇〇〇〇）へ開通の申請　② ガス：【ガス会社】（TEL：〇〇〇-〇〇〇〇）へ開栓申請（立会い必要）　③ 水道：【水道局】（TEL：〇〇〇-〇〇〇〇）または管理会社へ連絡　④ インターネット：【設備の有無（例：光回線の引き込みは入居後にお手続きください）】 ■入居時のご確認　入居日に室内の状態をご確認いただき、傷・汚れ等がある場合は〇日以内にご連絡ください。ご不明な点は下記までお問い合わせください。【管理会社名・担当者名】　TEL：【電話番号】　E-mail：【メールアドレス】

パターン2：退去手続き案内メール（管理会社から退去予告を受けた入居者へ）

件名：【物件名・部屋番号】退去手続きのご案内【入居者名】様お世話になっております。【管理会社名・担当者名】です。退去のご予告を承りました。退去日まで下記の手続きをお願いいたします。 ■退去予定日　〇月〇日（〇曜日） ■退去前にお願いしたいこと　① 電気・ガス・水道の解約手続き（退去日に合わせてご連絡ください）　② 郵便物の転送手続き（郵便局での転送申請）　③ 住民票の移動（市区町村役所で転出届の提出）　④ 室内の清掃・荷物の搬出を退去日までに完了してください　⑤ 鍵（【本数（例：玄関鍵〇本・ポスト鍵〇本）】）を退去日に返却してください ■立会い検査　退去日に室内の状態を確認する立会い検査を行います。　日時：〇月〇日（〇曜日）〇時〜（所要時間：約〇分）ご不明な点はお気軽にご連絡ください。【管理会社名・担当者名】　TEL：【電話番号】　E-mail：【メールアドレス】

パターン3：賃貸借契約更新の案内メール

件名：【物件名・部屋番号】賃貸借契約更新のご案内（〇月〇日満了）【入居者名】様お世話になっております。【管理会社名・担当者名】です。現在の賃貸借契約の期間が〇月〇日に満了を迎えます。引き続きご入居いただける場合は、下記の通り更新手続きをお願いいたします。 ■現在の契約期間　〇年〇月〇日〜〇年〇月〇日 ■更新後の契約条件　賃料：〇〇〇円（変更なし / 〇円に変更）　更新期間：〇年間（〇年〇月〇日〜〇年〇月〇日）　更新料：〇〇〇円（賃料〇ヶ月分） ■ご回答期限　〇月〇日（〇曜日）までに更新の意思をお知らせください。 ■更新手続き　更新の場合：添付の更新合意書にご署名・ご捺印のうえ、期限までにご返送ください。　退去の場合：退去予告として本メールの返信にてお知らせください（退去日の〇ヶ月前通知が必要です）。ご不明な点はお気軽にご連絡ください。【管理会社名・担当者名】　TEL：【電話番号】　E-mail：【メールアドレス】

使い方

NG例

❌ NG：退去時の原状回復費用を「退去後に一方的に請求」する
国土交通省のガイドラインでは、通常の使用による劣化（経年劣化・自然損耗）は原則としてオーナー負担とされている。入居者の故意・過失による損耗のみ入居者負担とする範囲を、入居前・退去立会い時に明確に説明することが重要。

注意点

⚠ 定期借家契約の更新は「通常の更新とは異なる」
定期借家契約（定期建物賃貸借契約）は、期間満了とともに契約が終了し、法律上の「更新」はない。再契約をする場合は、新たな契約書を作成する必要がある。また、定期借家契約の終了通知は、契約期間満了の1年前〜6ヶ月前に書面で行う義務がある。詳細は専門家に確認すること。

賃貸 入居 退去 更新 通知 文例【賃貸管理・入居・退去・更新通知メールの書き方】

文例（コピペ用）

パターン1：入居決定後の手続き案内メール（管理会社・オーナーから入居者へ）

パターン2：退去手続き案内メール（管理会社から退去予告を受けた入居者へ）

パターン3：賃貸借契約更新の案内メール

使い方

NG例

注意点

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