警告注意通知文例【社内・業務改善命令・口頭注意・警告書】

業務上の警告・注意・改善指示に関する文例です。口頭注意の記録・業務改善指示書・警告書の3パターンを用意しました。

文例（コピペ用）

パターン1：口頭注意・指導の事実確認メール

件名：本日の面談内容の確認（【日付】）【社員名】さん本日【時刻】より行いました面談の内容を確認します。 ■確認した事項　・【事象（例：〇月〇日に発生した〇〇のミスについて）】　・【指導内容（例：再発防止のため〇〇の手順を徹底するよう指導しました）】 ■今後の対応としてお願いしたこと　・【対応内容（例：〇〇の手順書を確認の上、実施前に上長への報告を徹底すること）】内容に相違があればご連絡ください。今後の改善に期待しています。【上司名・部署名】内線：【内線番号】

パターン2：業務改善指示書

件名：業務改善指示書（【社員名】宛て）【社員名】　殿人事部（または上長名）より、下記の通り業務改善を指示します。 ■指示の背景　【事象の概要（例：〇月〇日〜〇月〇日の間に〇〇のミスが〇件発生した / 〇〇に関する指導を〇回行ったが改善が見られない）】 ■改善を求める事項　1. 【改善事項1（例：〇〇業務の実施前に担当上長に確認を取ること）】　2. 【改善事項2（例：日次で業務日報を提出すること）】　3. 【改善事項3（例：〇〇の研修を受講し、結果を報告すること）】 ■改善期限　【年月日（例：〇月末まで）】 ■改善が見られない場合　上記の改善が見られない場合、就業規則に基づく処分を検討することがあります。本書の受領を確認のうえ、ご返信ください。【会社名】【人事部長・上司名】

パターン3：就業規則違反への警告書

件名：警告書（就業規則違反に関する通知）【社員名】　殿下記の行為が弊社就業規則第〇条に違反すると認められるため、警告いたします。 ■違反行為の内容　日時：【年月日】　内容：【違反行為の概要（例：無断遅刻・無断欠勤・社内規則に違反する〇〇の行為）】 ■就業規則上の根拠　就業規則第〇条「【条文の内容の概要】」に該当します。 ■今後の対応　同様の行為が繰り返された場合、【処分内容（例：懲戒処分・降格・解雇等の処分）】を検討することがあります。本警告書の内容を確認の上、署名のうえご返却ください。【年月日】【会社名】【代表取締役名または人事責任者名】

使い方

NG例

❌ NG：「何度言ってもわからない」など感情的な表現を書く
感情的な表現はパワーハラスメントと認定されるリスクがある。事実・状況・求める行動を具体的・客観的に記載する。

注意点

⚠ 懲戒処分・解雇は就業規則の規定と手続きに従う必要がある
警告書・懲戒処分は就業規則の規定・手続きを踏まないと無効になる場合がある。具体的な処分の前には社労士・弁護士に相談する。

警告 注意 通知 文例【社内・業務改善命令・口頭注意・警告書】

文例（コピペ用）

パターン1：口頭注意・指導の事実確認メール

パターン2：業務改善指示書

パターン3：就業規則違反への警告書

使い方

NG例

注意点

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