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断りメール 丁寧 文例【ビジネス・関係を壊さない書き方】

提案の辞退・営業の断り・依頼の断りなど、ビジネスでの断りメール文例を3パターン紹介します。断った後も関係を維持できる書き方のポイントを解説します。

文例（コピペ用）

パターン1：提案・見積の辞退（発注見送り）

社外・発注見送り
件名：ご提案の件につきまして（【自社名】【自分の名前】） 【担当者名】様 いつもお世話になっております。【自社名】の【自分の名前】です。 先日はご提案・お見積りをいただき、誠にありがとうございました。 社内で慎重に検討いたしましたが、今回は諸事情によりご依頼を見送らせていただくことになりました。ご期待に添えず、大変申し訳ございません。 お時間をいただきご提案いただいたにもかかわらず、このようなご回答となりましたことをお詫び申し上げます。またの機会にはぜひよろしくお願いいたします。 引き続きどうぞよろしくお願いいたします。 【自社名】【部署名】【自分の名前】

パターン2：営業・勧誘の断り（今後の売り込み不要）

社外・営業お断り
件名：ご提案について（【自社名】） 【担当者名】様 ご連絡いただきありがとうございます。【自社名】の【自分の名前】です。 【製品・サービス名】についてご案内いただきましたが、現在弊社では導入の予定がなく、今回はご縁がなかったと存じます。 お手数ですが、今後の営業ご案内につきましてもご遠慮いただけますと幸いです。 ご多忙の中ご連絡いただいたにもかかわらず、このようなご回答となり誠に恐縮です。またの機会がございましたら、改めてよろしくお願いいたします。 【自社名】【部署名】【自分の名前】

パターン3：依頼・お願いの断り（無理な要求・対応困難）

社外・依頼お断り
件名：ご依頼の件につきまして 【担当者名】様 いつもお世話になっております。【自社名】の【自分の名前】です。 このたびは【依頼内容】についてご相談いただき、ありがとうございました。 誠に申し訳ございませんが、現状では【理由（例：リソースの都合・対応範囲外・スケジュールの都合）】により、ご要望にお応えすることが難しい状況です。 ご期待に添えず大変恐縮ですが、何卒ご了承いただけますようお願い申し上げます。 別の形でお役に立てることがあれば、またご相談ください。引き続きよろしくお願いいたします。 【自社名】【部署名】【自分の名前】

使い方

NG例

❌ NG：返事を放置する
「断りにくいから」と返信しないのは最悪の対応。相手は待ち続けることになる。断る場合も必ず返信する。
❌ NG：嘘の理由を書く
「予算がない」「担当者が変わった」など虚偽の理由は後でバレた場合に信頼を大きく損なう。「諸事情により」等の曖昧な表現を使う方が無難。
❌ NG：断りながら期待を持たせる
「また検討します」「いつかお願いするかもしれません」など、見込みがないのに期待を持たせる表現は相手に余計な期待をさせる。

注意点

⚠ 今後の関係継続を意識した表現にする
今回は断っても、将来取引が生まれる可能性がある。「またの機会に」「別の形で」など、関係を閉じない表現を添えると印象が良くなる。
⚠ 営業断りは明確に伝える
曖昧な断りでは営業担当が「可能性あり」と判断して連絡を続ける場合がある。今後の連絡不要の場合は明確に記載する。

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