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断り メール 取引 文例【商談・提案・見積もりを断るメールの書き方】
断りメール（取引・商談・提案を断る）の文例です。新規取引の断り・提案の断り・見積もり依頼の断りの3パターンを用意しました。
文例（コピペ用）
パターン1：新規取引・商談の断り
社外・新規取引・断り
件名：ご提案についてのご回答（【相手の会社名】様）
【相手の会社名・担当者名】様
お世話になっております。【自分の会社名・部署名・名前】です。
先日はお時間をいただきありがとうございました。
ご提案いただいた件について社内で検討いたしましたが、【理由（例：現時点では弊社のニーズと合致しない部分があり / 予算上の都合により）】、今回はお断りさせていただくこととなりました。
せっかくお時間をいただきながら大変恐縮ですが、ご理解くださいますようお願い申し上げます。
また機会がございましたら、改めてよろしくお願いいたします。
【自分の名前】
パターン2：提案・企画書の断り
社外・提案・断り
件名：ご提案のご回答について
【相手の会社名・担当者名】様
お世話になっております。【自分の会社名・部署名・名前】です。
このたびはご丁寧なご提案をいただき、ありがとうございました。
社内で慎重に検討いたしました結果、誠に恐縮ではございますが、今回は採用を見送らせていただくことになりました。ご提案の内容は評価しておりますが、【理由（例：他社との兼ね合い・予算の都合・現時点では取り組みの優先度が低い）】ことが主な理由です。
ご期待に添えず申し訳ございません。またの機会に改めてご提案いただけますと幸いです。
今後ともよろしくお願いいたします。
【自分の名前】
パターン3：見積もり依頼の断り（対応できない場合）
社外・見積もり依頼・断り
件名：見積もりのご依頼について（【相手の会社名】様）
【相手の会社名・担当者名】様
お世話になっております。【自分の会社名・部署名・名前】です。
このたびはお見積もりのご依頼をいただき、ありがとうございます。
誠に恐れ入りますが、【理由（例：現在の受注状況・リソースの都合・対応可能な案件の範囲外）】のため、今回はお見積もりをお出しすることが難しい状況です。
せっかくお声がけいただきながらご期待に添えず、大変申し訳ございません。
他の機会にまたお声がけいただけますと幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。
【自分の名前】 TEL：【電話番号】
使い方
- 断りの返信は遅らせない：「検討中」のまま放置すると相手が他の選択肢を動かせなくなる。決まった時点でできるだけ早く返信する。
- 断りの理由は「今回は」と限定的に表現する：「今回は」「現時点では」の表現にすることで、将来的なお付き合いの余地を残す。
- 感謝の言葉を最初に入れる：「提案・時間をいただいたことへの感謝」を先に述べてから断ることで、相手へのリスペクトが伝わる。
NG例
❌ NG：「弊社には必要ありません」と一言で断る
相手の努力を無駄にした印象を与える。「ありがとうございます」の感謝と「今回は」の限定表現で丁寧に断る。
注意点
⚠ 断る理由は「詳しく説明しすぎない」のが原則
詳細な理由の説明は「では〇〇を変えれば良いですか」と交渉材料を与えてしまい、やりとりが長引く。「社内事情」「優先度の問題」等、シンプルな表現で断る。
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