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交流会 懇親会 案内 文例【社内外・参加募集・日程案内・幹事メール】
交流会・懇親会の案内メール文例です。社内懇親会の案内・業界交流会の参加募集・幹事からの詳細連絡の3パターンを用意しました。
文例(コピペ用)
パターン1:社内懇親会の参加案内
社内・懇親会・参加案内
件名:社内懇親会のご案内(〇月分)
社員各位
お疲れ様です。【幹事・部署名・担当者名】です。
日頃の業務お疲れ様です。下記の通り懇親会を開催いたします。ぜひご参加ください。
■懇親会概要
日時:【年月日(曜日) 〇時〜〇時(予定)】
場所:【会場名・住所(例:〇〇居酒屋 〇〇店 〇〇市〇〇)】
会費:【金額(例:お一人様 〇〇円 / 会社補助あり:実費 〇〇円)】
対象:【対象(例:部門全員 / 全社員 / 〇〇チーム)】
■申し込み方法
参加希望の方は【期限(例:〇月〇日まで)】に【幹事名・連絡先(例:〇〇まで返信)】ください。
アレルギー・食事制限がある方はお知らせください。
ご参加をお待ちしております。
幹事:【幹事名】 内線:【内線番号】
パターン2:業界交流会の参加募集
社外・業界交流会・参加募集
件名:【交流会名】参加のご案内(【主催者名】)
【担当者名】様
お世話になっております。【主催者・会社名】の【担当者名】です。
このたび下記の交流会を開催いたします。ご参加いただけますと幸いです。
■交流会概要
名称:【交流会名(例:〇〇業界交流会・〇〇勉強会懇親会)】
日時:【年月日(曜日) 〇時〜〇時】
場所:【会場名・住所】
会費:【金額(例:〇〇円(飲食費込み))】
対象:【対象(例:〇〇業界の経営者・管理職の方)】
定員:【人数(例:〇〇名 先着順)】
■お申し込み
【申込方法(例:〇月〇日までに以下のURLよりお申し込みください)】
URL:【URL】
多くの皆様とお会いできることを楽しみにしております。
【主催者名・会社名】
TEL:【電話番号】 E-mail:【メールアドレス】
パターン3:幹事からの開催前詳細連絡
社内外・懇親会幹事・開催前詳細連絡
件名:【懇親会名】開催詳細のご連絡
参加予定の皆様
お疲れ様です。幹事の【幹事名】です。
【年月日(曜日)】開催の【懇親会・交流会名】について、詳細をご連絡します。
■開催詳細
日時:【年月日(曜日) 〇時〜〇時(予定)】
場所:【会場名・住所・アクセス(例:〇〇駅から徒歩〇分)】
会費:【金額(例:〇〇円 当日現金でお願いします)】
現在の参加予定人数:【〇名】
■当日のご連絡先
幹事:【幹事名】 TEL:【電話番号(当日連絡用)】
■参加が難しくなった場合
当日の欠席連絡は【連絡先・方法(例:〇時までに幹事に直接ご連絡ください)】。店舗へのキャンセル料が発生する場合があります。
皆さんとお会いできることを楽しみにしています!
幹事:【幹事名】
使い方
- 懇親会案内は「日時・場所・会費・申込方法」の4点を必ず入れる:この4点がそろっていれば、参加者がすぐに判断・申込できる。
- 申込締め切りを明確に設定する:締め切りがないと参加者が集まらず、会場の人数確定が遅れる。2週間前を目安に締め切りを設ける。
- 当日連絡用の幹事連絡先を必ず伝える:迷子になった・遅刻するなどの連絡が取れるよう、当日の連絡先を案内メールに含める。
NG例
❌ NG:「来週懇親会やります!」と直前すぎる案内を送る
参加者が予定を調整できない。懇親会は2〜3週間前に案内し、申込期限を設けて人数を確定してから会場を押さえる。
注意点
⚠ 参加強制・欠席者への圧力はハラスメントになる場合がある
懇親会・社内イベントの参加は原則任意。「参加しないと評価に影響する」「なぜ来ないのか」などの発言は不法行為・ハラスメントと見なされる可能性がある。
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