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内定 通知 連絡 メール 文例【採用内定通知・内定承諾確認・内定辞退対応】
採用内定通知メールの文例です。内定通知・内定承諾の確認・内定辞退への丁寧な対応の3パターンを用意しました。
文例(コピペ用)
パターン1:採用内定通知メール(会社から候補者へ)
社外・候補者・内定通知
件名:採用内定のご通知(【会社名】)
【候補者氏名】様
お世話になっております。【会社名・人事担当者名】でございます。
このたびは弊社の採用選考にご応募いただきありがとうございました。
慎重に選考を行いました結果、ぜひ【候補者氏名】様にご入社いただきたく、内定のご通知を申し上げます。
■採用条件
雇用形態:【正社員 / 契約社員 / パート・アルバイト】
配属予定:【部署名・配属先】
入社予定日:【年月日(〇曜日)】
給与・待遇:別途ご案内いたします(内定承諾後、労働条件通知書をお送りします)
■ご連絡のお願い
誠に恐れ入りますが、【年月日(〇曜日)】までに内定を承諾するかどうかをメールまたはお電話にてご連絡いただけますでしょうか。
ご不明な点がございましたらお気軽にご連絡ください。ご入社をお待ちしております。
【会社名・人事部 担当者名】
TEL:【電話番号】 E-mail:【メールアドレス】
パターン2:内定承諾の確認メール(候補者から会社へ)
社外・応募者・内定承諾
件名:内定承諾のご連絡(【自分の氏名】)
【会社名・人事部 担当者名】様
お世話になっております。【自分の氏名】でございます。
このたびは内定のご通知をいただきまして、誠にありがとうございました。慎重に検討いたしました結果、謹んでお受けする旨をご連絡申し上げます。
入社に向けた手続き・準備につきまして、ご指示いただけますと幸いです。また、労働条件通知書についても引き続きよろしくお願いいたします。
入社日の【年月日】まで、現職での業務に責任を持って取り組んでまいります。
今後ともよろしくお願いいたします。
【自分の氏名】
TEL:【電話番号】 E-mail:【メールアドレス】
パターン3:内定辞退への対応メール(会社から候補者へ)
社外・候補者・内定辞退対応
件名:内定辞退のご連絡を承りました(【会社名】)
【候補者氏名】様
お世話になっております。【会社名・人事担当者名】でございます。
内定辞退のご連絡を承りました。残念ではございますが、【候補者氏名】様のご判断を尊重いたします。
選考にお時間をいただき、またご丁寧にご連絡いただきましたことに感謝申し上げます。【候補者氏名】様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
またの機会がございましたら、ぜひ弊社をご検討いただけますと幸いです。
【会社名・人事部 担当者名】
TEL:【電話番号】 E-mail:【メールアドレス】
使い方
- 内定通知には承諾の回答期限を必ず明記する:期限なしでは候補者が他社と比較するために無期限に引き延ばすリスクがある。一般的には「1週間程度」が目安。
- 内定承諾後には速やかに労働条件通知書を発行する:労働基準法により、労働条件の書面(または電磁的記録)による明示は義務。口頭のみは不可。
- 内定辞退への対応は丁寧に行う:辞退した候補者がいつか再応募したり、会社の評判に影響することがある。感謝とエールで締める。
NG例
❌ NG:内定通知を口頭(電話)だけで行い、メールを送らない
後で「聞いていない」「条件が違う」といったトラブルになりやすい。電話後にも必ず内定通知メールを送る。
注意点
⚠ 内定後の一方的な「内定取り消し」は原則として違法
内定は「解約権留保付き労働契約」であり、正当な理由のない内定取り消しは違法になる場合がある。内定を出す前に採用可否を慎重に判断する。
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