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プレゼン 発表 資料共有 事前案内 文例【プレゼン・発表・資料共有の事前案内メールの書き方】
プレゼン・発表・資料共有の事前案内メール文例です。社内プレゼンの事前案内・外部向け発表資料の送付・会議資料の事前共有メールの3パターンを用意しました。
文例（コピペ用）
パターン1：社内プレゼンの事前案内メール
社内・関係者・プレゼン事前案内
件名：【プレゼンテーマ】 発表資料の事前共有（〇月〇日 発表予定）
関係者 各位
【部署名・名前】です。
〇月〇日（〇曜日）の【会議名（例：経営会議 / 部門会議）】にて、下記の内容についてご発表させていただきます。事前に資料をお送りしますのでご一読ください。
■発表内容（概要）
テーマ：【テーマ名】
発表時間：約〇分（質疑応答〇分含む）
資料：添付（【ファイル名】・〇枚）
■資料の構成
1. 現状と課題
2. 提案内容・対応策
3. 実施スケジュール・コスト（概算）
4. 想定される質問と回答
ご質問・ご意見があれば発表の場でお聞かせください。また事前にご確認いただける場合は〇月〇日（〇曜日）までにご連絡ください。
【名前・部署名】 内線：【内線番号】
パターン2：外部（取引先・顧客）向けの提案資料送付メール
社外・取引先・提案資料送付
件名：【提案タイトル】 資料のご送付（【会社名】）
【会社名・担当者名】様
お世話になっております。【会社名・部署名・名前】です。
先日お約束いたしました通り、【提案タイトル】に関する資料をお送りいたします。
■資料の概要
内容：【内容（例：〇〇の導入提案・費用概算・スケジュール）】
枚数：〇枚
ファイル：添付（【ファイル名】）
■確認いただきたいポイント
・【ポイント1（例：第〇ページの費用感について、ご予算感とのずれがあればお知らせください）】
・【ポイント2（例：第〇ページのスケジュールについて、ご都合をご確認ください）】
〇月〇日（〇曜日）のお打ち合わせにてご説明させていただく予定です。事前にご不明な点がございましたらお気軽にご連絡ください。
【名前・役職】 TEL：【電話番号】 E-mail：【メールアドレス】
パターン3：会議資料の事前共有メール
社内・会議参加者・資料事前共有
件名：【会議名】 事前資料のご共有（〇月〇日開催）
参加者 各位
【部署名・名前】です。
〇月〇日（〇曜日）開催予定の【会議名】の事前資料をお送りします。当日の議論を円滑に進めるため、事前にご一読いただけますと幸いです。
■会議の概要
日時：〇月〇日（〇曜日）〇時〜〇時
場所：【場所（例：〇〇会議室 / Zoom（URLは別途案内済み））】
議題：
① 【議題1】（担当：【氏名】・〇分）
② 【議題2】（担当：【氏名】・〇分）
③ その他・連絡事項（〇分）
■添付資料
・【ファイル名1】（議題①に関する資料）
・【ファイル名2】（議題②に関する資料）
当日の変更・追加事項がある場合は〇日前までにご連絡ください。
【名前・部署名】 内線：【内線番号】
使い方
- 社内プレゼンの事前案内は「資料の構成を箇条書きで書く」：何が発表されるか分からないまま会議に参加するより、資料の流れを事前に知っていた方が質疑応答の質が上がる。構成を一覧で書く。
- 外部への資料送付は「確認してほしいポイントを絞る」：「全部読んでください」ではなく「特にここを見てください」と絞ることで、相手が重点的に確認してフィードバックをくれやすくなる。
- 会議資料の事前共有は「議題ごとの担当者と時間配分」を書く：資料を送るだけでなく、誰が何を何分で話すかを書くことで、参加者が準備しやすくなる。
NG例
❌ NG：プレゼン当日に「資料は今日初めて見てください」と言う
重要な意思決定が必要なプレゼンで、参加者が当日初めて資料を見る状態だと、その場で深い議論ができない。特に数値・比較・判断が必要な内容は、3日〜1週間前に事前共有する。
注意点
⚠ 外部に送付する資料は「社外秘・社内限り」の情報が含まれていないか確認する
社内向け資料に社外に出せない情報（未公表の財務数値・人事情報・他社との契約条件等）が含まれている場合がある。外部に資料を送る前に、社外秘情報が含まれていないか必ず確認する。
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