労働時間残業勤怠管理文例【労働時間・残業管理の社内通知の書き方】

労働時間・残業管理の社内通知文例です。残業削減・時間外労働の抑制通知・勤怠管理の徹底依頼・時間外労働上限規制の周知メールの3パターンを用意しました。

文例（コピペ用）

パターン1：残業削減・時間外労働抑制の通知メール

件名：時間外労働の削減について（〇月〇日より）社員各位人事部（労務担当）【担当者名】です。働き方改革の推進および社員の健康維持を目的として、時間外労働の削減に取り組んでいただくようお願いいたします。 ■目標　月間時間外労働時間：【目標時間（例：月45時間以内）】　特に：繁忙期を除き、毎日〇時以降の残業を原則禁止とします ■各自・管理職への依頼事項　・業務の優先順位を見直し、定時内での完了を意識してください　・管理職は部下の残業状況を把握し、業務量の調整を行ってください　・時間外労働が必要な場合は、事前に上司の承認を得てください ■勤怠システムへの入力　実際の退勤時刻を正確に入力してください。「自己申告」での過少申告は禁止です。ご不明な点は人事部（内線：【内線番号】）にお問い合わせください。人事部（労務担当）　【担当者名】　内線：【内線番号】

パターン2：勤怠管理の徹底依頼メール

件名：勤怠管理の徹底についてのお願い社員各位人事部（労務担当）【担当者名】です。勤怠管理の運用について、改めて以下の点を徹底していただくようお願いいたします。 ■徹底していただきたい事項　① 出退勤の打刻は実際の時刻で行う（早打ち・遅打ちは禁止）　② 在宅勤務・直行直帰の場合も、勤怠システムへの登録を忘れずに行う　③ 有給休暇・特別休暇を取得した場合は当日中に申請・入力する　④ 前月分の勤怠データを【期限（例：毎月〇日まで）】に確認・承認する（管理職） ■注意事項　会社の指示や上司の依頼があっても、実際に働いた時間と異なる勤怠記録をつけることは労働基準法違反となる場合があります。正確な記録をお願いいたします。勤怠管理の誤り・不明点は人事部（内線：【内線番号】）にご連絡ください。人事部（労務担当）　【担当者名】　内線：【内線番号】

パターン3：時間外労働上限規制（労働基準法改正）の周知メール

件名：時間外労働の上限規制について（労働基準法）社員・管理職各位人事部（労務担当）【担当者名】です。労働基準法に基づく時間外労働の上限規制について、改めてご確認ください。 ■時間外労働の上限（36協定の範囲内）　原則：月45時間・年360時間　臨時的な特別の事情がある場合（特別条項）：　　・年720時間以内　　・複数月平均80時間以内（休日労働含む）　　・月100時間未満（休日労働含む）　　・月45時間を超える月は年6回まで ■違反した場合の罰則　上限を超えた場合、会社・管理者に罰則（6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金）が科せられます。 ■管理職への依頼　部下の時間外労働が上限に近づいている場合は、業務量の調整・人員配置の見直しを行ってください。詳細は人事部（内線：【内線番号】）にご相談ください。人事部（労務担当）　【担当者名】　内線：【内線番号】

使い方

NG例

❌ NG：「残業代を払っているから問題ない」と上限規制を軽視する
残業代の支払いと時間外労働の上限規制は別の問題。残業代を支払っていても上限を超えた時間外労働をさせると労働基準法違反（罰則あり）となる。上限規制は残業代の支払い義務とは独立した規制。

注意点

⚠ 36協定（時間外・休日労働に関する協定）の締結・届出を確認する
法定労働時間（1日8時間・週40時間）を超えて働かせるには、労使間で36協定を締結し、労働基準監督署に届け出る必要がある。36協定なしに残業させることは違法。協定の期限切れ・内容の確認も定期的に行う。

労働時間 残業 勤怠 管理 文例【労働時間・残業管理の社内通知の書き方】

文例（コピペ用）

パターン1：残業削減・時間外労働抑制の通知メール

パターン2：勤怠管理の徹底依頼メール

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使い方

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注意点

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