出張報告申請精算文例【出張申請・出張報告の案内メールの書き方】

出張申請・出張報告の案内メール文例です。出張の事前申請・出張報告と帰社連絡・出張費用精算依頼の3パターンを用意しました。

文例（コピペ用）

パターン1：出張の事前申請メール

件名：出張申請のお願い（〇月〇日〜〇日・【出張先】）【上司名】様お疲れ様です。【部署名・名前】です。下記の通り出張を予定しておりますので、ご承認をお願いいたします。 ■出張の概要　出張先：【出張先（例：東京都〇〇 / 〇〇株式会社本社）】　出張目的：【目的（例：〇〇商談・打ち合わせ / 〇〇展示会への参加）】　出張期間：〇月〇日（〇曜日）〜〇月〇日（〇曜日）（〇泊〇日）　訪問先：【訪問先（例：〇〇株式会社〇〇様）】 ■概算費用　交通費：【概算（例：新幹線〇円・飛行機〇円）】　宿泊費：【概算（例：〇泊×〇円）】　合計概算：【合計額】出張申請書は別途提出いたします。ご確認よろしくお願いいたします。【名前・部署名】　内線：【内線番号】

パターン2：出張報告・帰社連絡メール

件名：出張報告（〇月〇日〜〇日・【出張先】）【上司名】様お疲れ様です。【部署名・名前】です。〇月〇日〜〇日の出張より本日帰社しましたので、ご報告いたします。 ■出張の概要　出張先：【出張先】　訪問先：【訪問先・担当者名】　目的：【目的】 ■訪問結果・主な内容　・【内容1（例：〇〇の提案を行い、先方より前向きな反応をいただきました）】　・【内容2（例：〇〇の課題について情報収集を行いました）】　・【内容3（例：次回のアポイントメントを〇月〇日に設定しました）】 ■今後の対応　・【対応1（例：〇月〇日までに提案書を作成し、送付します）】　・【対応2（例：〇〇について社内で確認し、来週中にご回答します）】詳細については別途報告書にてご報告いたします。【名前・部署名】　内線：【内線番号】

パターン3：出張費用精算依頼メール

件名：出張費用精算のご依頼（〇月〇日〜〇日・【出張先】）経理部　【担当者名】様お疲れ様です。【部署名・名前】です。〇月〇日〜〇日の出張費用の精算をお願いしたく、ご連絡いたします。 ■精算の概要　出張期間：〇月〇日〜〇日　出張先：【出張先】　精算金額（合計）：【金額】円 ■内訳　交通費：〇円（領収書〇枚添付）　宿泊費：〇円（領収書〇枚添付）　その他（食費・雑費等）：〇円（領収書〇枚添付） ■添付書類　・出張精算書（別添）　・領収書一式（別添）　・出張承認書の写し（別添）ご確認・ご処理をよろしくお願いいたします。【名前・部署名】　内線：【内線番号】

使い方

NG例

❌ NG：出張後に長期間精算を行わない
出張費用の精算を数ヶ月後に行うと、経理上の月次処理に影響が出る。社内規程で精算期限が定められている場合も多い。原則として帰社後〇営業日以内（多くの場合1週間以内）に精算を完了させる。

注意点

⚠ 出張中の事故・怪我は労働災害（労災）に該当する場合がある
業務上の出張中に発生した事故・怪我は、労働災害として労災保険の対象となる場合がある。出張中の業務外の行動（観光・個人的な買い物中等）は対象外となることが多い。万一の際は会社・労務担当に速やかに連絡する。

出張 報告 申請 精算 文例【出張申請・出張報告の案内メールの書き方】

文例（コピペ用）

パターン1：出張の事前申請メール

パターン2：出張報告・帰社連絡メール

パターン3：出張費用精算依頼メール

使い方

NG例

注意点

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