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発送 案内メール 文例【商品・書類・サンプル送付】
商品・書類・サンプルを発送した際に送る案内メールの文例です。商品発送・書類郵送・サンプル送付の3パターンを用意しました。
文例（コピペ用）
パターン1：商品・注文品の発送案内
社外・商品発送
件名：【発送のご連絡】ご注文品の発送について（注文番号：【番号】）
【担当者名】様
いつもお世話になっております。【自社名】の【自分の名前】です。
このたびはご注文いただきありがとうございます。下記のとおり商品を発送いたしましたのでご連絡申し上げます。
■発送内容
注文番号：【番号】
商品名 ：【商品名】
数量 ：【数量】
発送日 ：【年月日】
到着予定：【年月日】（目安）
配送業者：【業者名】
伝票番号：【番号】（追跡可能）
商品にお気づきの点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
引き続きよろしくお願いいたします。
【自社名】【部署名】【自分の名前】
TEL：【電話番号】
パターン2：書類・契約書の郵送案内
社外・書類郵送
件名：書類郵送のご連絡（【書類名】）
【担当者名】様
お世話になっております。【自社名】の【自分の名前】です。
下記書類を本日郵送いたしましたのでご連絡申し上げます。
■郵送書類
書類名：【書類名】
部数 ：【部数】
発送日：【年月日】
到着予定：【年月日】（目安）
郵送方法：【普通郵便／簡易書留／特定記録等】
ご確認・ご署名をいただき、【返送期限（例：〇月〇日まで）】にご返送いただけますと幸いです。
ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
【自社名】【部署名】【自分の名前】
TEL：【電話番号】
パターン3：サンプル・見本品の送付案内
社外・サンプル送付
件名：サンプル送付のご連絡（【自社名】）
【担当者名】様
お世話になっております。【自社名】の【自分の名前】です。
先日お話しいたしました【商品名】のサンプルを本日発送いたしました。
■発送内容
サンプル品：【品名】
数量 ：【数量】
発送日 ：【年月日】
到着予定 ：【年月日】（目安）
ご確認いただいた後、ご感想・ご質問などお聞かせいただけますと幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、【回答希望日（例：〇月〇日頃）】までにご連絡いただけますとありがたいです。
よろしくお願いいたします。
【自社名】【部署名】【自分の名前】
TEL：【電話番号】
使い方
- 発送当日または翌営業日中に送る：発送から到着の間に相手が受け取り準備できるよう早めに連絡する。
- 到着予定日を入れる：「いつ届くか」がわからないと相手が不安になる。配送業者の目安を入れる。
- 書類は返送が必要かを明示する：署名・捺印・返送が必要な書類は、返送期限と方法を明確に記載する。
- 追跡番号を入れる：宅配便の場合は追跡番号を記載すると相手が自分で確認できる。
NG例
❌ NG：到着予定日を入れない
発送案内で一番知りたいのは「いつ届くか」。到着予定は必ず記載する。
❌ NG：書類の返送期限を書かない
「ご確認ください」だけでは相手が期限を把握できない。返送が必要な場合は期限を明示する。
注意点
⚠ 重要書類は書留・特定記録で送る
契約書・重要な申請書類は配達記録が残る「簡易書留」または「特定記録郵便」で送る。普通郵便は紛失リスクがある。
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本ページの文例・テンプレートは一般的な実務情報の提供を目的としています。個別の法律相談・書類作成代行は行っておらず、利用により生じた損害について当サイトは責任を負いません。重要な書面は専門家（弁護士・社労士・税理士等）にご相談ください。