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事前 承認・許可 依頼 メール 文例【社内稟議・上長確認・外部許可】
事前に承認・許可を依頼するメール文例です。上長への事前確認・予算の事前承認・外部機関への使用許可申請の3パターンを用意しました。
文例(コピペ用)
パターン1:上長への事前確認・口頭稟議
社内・上長・事前確認
件名:【事前確認】【案件名】の進め方についてご確認をお願いします
【上司名】さん
お疲れ様です。【自分の名前】です。
現在進めております【案件名】について、以下の方針で進めてよいかご確認いただけますでしょうか。
■確認内容
【確認したい判断事項(例:A社との契約条件として納期を〇〇日延長することで合意してよいか)】
■背景・理由
【なぜこの判断が必要か】
■選択肢と私の判断案
案A:【内容】→【メリット・デメリット】
案B:【内容】→【メリット・デメリット】
→ 私の意見は【案A/B】が適切と考えますが、ご確認をお願いします。
■確認期限
【年月日(例:明日〇時まで)】(以降に先方へ回答が必要です)
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認よろしくお願いいたします。
【自分の名前】
パターン2:予算の事前承認依頼
社内・予算承認依頼
件名:【承認依頼】【費目・目的】の予算承認について
【上司名】さん
お疲れ様です。【自分の名前】です。
下記の費用について、ご承認をいただけますでしょうか。
■承認依頼内容
費目 :【費目(例:外部研修費)】
金額 :【金額】円(税込)
目的 :【目的(例:〇〇スキル習得のための外部セミナー受講)】
実施日:【年月日】
支払先:【支払先】
■費用対効果(見込み)
【効果・理由(例:〇〇業務の効率化に直接役立てる見込みです)】
【予算区分(例:今年度の研修費予算内での対応となります)】
ご多忙のところ恐縮ですが、【期限】までにご確認いただけますと幸いです。
【自分の名前】
パターン3:外部機関への使用・掲載許可申請
社外・使用許可申請
件名:【許可申請】【資料・画像・名称等】の使用許可のお願い
【担当者名】様
お世話になっております。【自社名】の【自分の名前】です。
このたび下記の用途で貴社の【資料・ロゴ・写真等】を使用させていただきたく、使用許可のお願いをいたします。
■使用許可申請内容
使用物 :【使用するもの(例:貴社提供の写真・ロゴ等)】
使用目的:【目的(例:弊社ウェブサイトの導入事例ページへの掲載)】
使用範囲:【範囲(例:弊社Webサイト・商業利用なし)】
使用期間:【期間(例:〇月〇日〜〇月〇日)】
表記方法:【クレジット表記の記載方法(例:「提供:○○様」等)】
許可いただける場合、お返事をいただけますと幸いです。また、条件がございましたらお知らせください。
よろしくお願いいたします。
【自社名】【自分の名前】
TEL:【電話番号】
使い方
- 承認が必要な理由・期限を最初に書く:なぜ事前確認が必要かを明示する。「いつまでに判断が必要か」を必ず入れる。
- 自分の判断案を添える:「どうすればいいですか」だけでは上長の負担が大きい。自分の案を提示した上で確認を求める。
- 予算承認は費用対効果を書く:金額だけでなく「なぜこの支出が必要か」を一文で書くと承認されやすい。
NG例
❌ NG:事後報告で「やってしまいました」パターン
承認が必要な案件を独断で進めてから報告するのは信頼関係を損なう。判断に迷ったら必ず事前確認する。
注意点
⚠ 外部使用許可は必ず文書で記録を残す
口頭で「いいですよ」と言われた使用許可は後でトラブルになりやすい。メールでの許可文を保存・スクリーンショットを残す。
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