会議準備連絡資料文例【会議の準備依頼・事前配布の案内メールの書き方】

会議の準備依頼・事前配布の案内メール文例です。事前資料配布の案内・会議室・設備の準備依頼・アジェンダ・進行案の共有メールの3パターンを用意しました。

文例（コピペ用）

パターン1：会議の事前資料配布の案内メール

件名：【会議名】事前資料のお送り（〇月〇日開催）【参加者各位 / 会議名】関係者の皆様お疲れ様です。【名前・部署名】です。〇月〇日（〇曜日）〇時〜開催の【会議名】の事前資料をお送りします。当日までにご確認ください。 ■添付資料　① 【資料名1（例：〇〇の現状報告）】　② 【資料名2（例：〇〇の改善案・比較表）】　③ 【資料名3（例：当日のアジェンダ）】 ■会議の目的・当日の論点　・【論点1（例：〇〇の課題に対する対応方針の決定）】　・【論点2（例：〇〇の次期計画の承認）】資料に不明な点がございましたら、当日までにご連絡ください。当日スムーズに議論が進むようご準備のほどよろしくお願いいたします。【名前・部署名】　内線：【内線番号】

パターン2：会議室・設備の準備依頼（総務・施設担当へ）

件名：【会議名】の会議室・設備準備のお願い（〇月〇日）総務部【担当者名】さんお疲れ様です。【部署名・名前】です。下記の通り会議室・設備の準備をお願いいたします。 ■会議の概要　会議名：【会議名】　日時：〇月〇日（〇曜日）〇時〜〇時（〇時間程度）　参加人数：〇名　会議室：【会議室名（例：第〇会議室）】 ■準備をお願いしたい内容　□ プロジェクター・スクリーンの設置・動作確認　□ ホワイトボードの設置・マーカー確認　□ お茶・水の準備（〇名分）　□ 延長コード・電源タップ（〇本）　□ 【その他（例：Web会議システム（〇〇）の接続確認）】前日の〇時までに準備をお願いできますでしょうか。ご確認いただければ幸いです。【部署名・名前】　内線：【内線番号】

パターン3：会議アジェンダ・進行案の共有メール

件名：【会議名】アジェンダのご共有（〇月〇日〇時〜）【参加者各位】お疲れ様です。【名前・部署名】です。〇月〇日（〇曜日）の【会議名】のアジェンダをお送りします。 ■アジェンダ（予定）〇時00分　開会・出席確認（5分）〇時05分　前回議事録の確認（5分）〇時10分　【議題1（例：〇〇の現状報告）】（15分）　　　　　　発表者：【名前・部署名】〇時25分　【議題2（例：〇〇の対応方針の検討・決定）】（20分）〇時45分　その他・次回予定の確認（10分）〇時55分　閉会 ■事前準備のお願い　・【準備依頼（例：議題1の担当者は当日5分程度の発表をご準備ください）】ご質問・ご意見がございましたら前日までにご連絡ください。【名前・部署名】　内線：【内線番号】

使い方

NG例

❌ NG：アジェンダなしで会議を開始する
アジェンダがない会議は時間が読めず、論点が散漫になりがち。事前にアジェンダを共有することで、参加者が準備でき、時間内に結論を出せる会議になる。

注意点

⚠ 外部参加者が来る会議では「来客対応・セキュリティ」の準備も必要
社外の方が参加する会議では、受付への来客登録・入館証の準備・案内担当者の設定等が必要な場合がある。会議室・設備の準備と合わせて確認する。

会議 準備 連絡 資料 文例【会議の準備依頼・事前配布の案内メールの書き方】

文例（コピペ用）

パターン1：会議の事前資料配布の案内メール

パターン2：会議室・設備の準備依頼（総務・施設担当へ）

パターン3：会議アジェンダ・進行案の共有メール

使い方

NG例

注意点

関連文例

会議準備連絡資料文例【会議の準備依頼・事前配布の案内メールの書き方】