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会議 欠席メール 文例【社内・社外・代理出席依頼】
会議・打ち合わせを欠席する際のメール文例です。社内向け・社外向け・代理出席を依頼するパターンの3つを紹介します。
文例（コピペ用）
パターン1：社内会議の欠席連絡
社内・欠席
件名：【欠席】【会議名】（【日付】）
【宛先名】様
お疲れ様です。【自分の名前】です。
【日付】の【会議名】ですが、【理由（例：他の商談と重複しており）】、欠席させていただきたくご連絡しました。
議事録を後ほど共有いただけますと幸いです。確認事項がある場合は別途ご連絡します。
よろしくお願いいたします。
パターン2：社外打ち合わせの欠席・日程変更依頼
社外・欠席・日程変更
件名：【日程変更のお願い】【打ち合わせ件名】（【自社名】【自分の名前】）
【担当者名】様
お世話になっております。【自社名】の【自分の名前】です。
【日付】にご予定いただいておりました打ち合わせについて、誠に恐縮ですが【理由（例：急な社内対応が入り）】、ご参加が難しい状況となりました。
大変お手数をおかけしますが、下記の日程に変更いただくことは可能でしょうか。
■変更候補日
第1候補：【日時】
第2候補：【日時】
第3候補：【日時】
突然のご連絡となり、誠に申し訳ございません。ご都合をお聞かせいただけますと幸いです。
【自社名】【部署名】【自分の名前】
TEL：【電話番号】
パターン3：代理出席を依頼する
社内・代理出席依頼
件名：【お願い】【会議名】への代理出席のお願い
【宛先名】様
お疲れ様です。【自分の名前】です。
突然のお願いで恐縮ですが、【日付】の【会議名】への代理出席をお願いできますでしょうか。
【欠席理由】のため私が出席できない状況です。
■会議の概要
日時：【日時】
場所：【場所】
議題：【議題】
■事前にご確認いただきたい資料
【資料名・保存場所】
ご負担をおかけして申し訳ありませんが、ご検討いただけますと幸いです。詳しい状況は口頭でご説明します。
よろしくお願いいたします。
使い方
- 欠席連絡は早めに：前日までに連絡するのが基本。当日の急な欠席は電話で先に連絡してからメールを送る。
- 社外への欠席は必ず代替案を添える：欠席だけ伝えて終わりにせず、日程変更の候補か代理出席者を提示する。
- 議事録の共有を依頼する：欠席した場合は議事録を共有してもらうよう依頼し、内容を把握する。
NG例
❌ NG：当日直前に欠席連絡をする
主催者が準備を進めている。欠席がわかった時点で即連絡するのが最低限のマナー。
❌ NG：社外への欠席連絡で代替案を出さない
「欠席します」だけでは相手が困る。日程変更か代理出席かを必ず提案する。
注意点
⚠ 重要会議の欠席は上長に事前相談
役員会議・重要商談など、欠席すると問題になる会議は事前に上長に相談してから欠席連絡を入れる。
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