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議事録 送付メール 文例【件名・確認依頼・社内外】

会議後に議事録を送付するメール文例です。社内向け・社外向け・確認依頼つきの3パターンを用意しました。送付タイミングと件名の書き方も解説します。

文例（コピペ用）

パターン1：社内向け（確認依頼なし・共有のみ）

社内・共有のみ
件名：【議事録】【会議名】（【開催日】） 各位 お疲れ様です。【自分の名前】です。 本日の【会議名】の議事録をお送りします。添付ファイルをご確認ください。 ■主な決定事項 ・【決定事項1】 ・【決定事項2】 ■次回開催 【日時・場所】 内容に誤りがある場合はご連絡ください。よろしくお願いいたします。

パターン2：社内向け（確認・承認依頼あり）

社内・確認依頼
件名：【要確認】議事録【会議名】（【開催日】） 各位 お疲れ様です。【自分の名前】です。 【開催日】に開催した【会議名】の議事録を作成しました。内容をご確認いただき、誤りがあれば【期限（例：○月○日）】までにご返信ください。 問題なければご返信は不要です。 添付：議事録_【会議名】_【日付】.pdf よろしくお願いいたします。

パターン3：社外向け（取引先・打ち合わせ後）

社外・打ち合わせ後
件名：本日の打ち合わせ議事録のご送付（【自社名】【自分の名前】） 【取引先担当者名】様 本日はお時間をいただきありがとうございました。【自社名】の【自分の名前】です。 先ほどの打ち合わせの議事録をお送りします。内容をご確認いただき、相違点がございましたら【期限（例：○月○日）】までにご連絡ください。 ■決定事項 ・【決定事項1】 ・【決定事項2】 ■次回アクション ・【担当：自社】【内容】（期限：【日付】） ・【担当：貴社】【内容】（期限：【日付】） ■次回打ち合わせ 【日時・場所・形式】 引き続きよろしくお願いいたします。 【自社名】【部署名】【自分の名前】 TEL：【電話番号】

使い方

NG例

❌ NG：添付ファイルのみで本文が空
「議事録を添付します」の一文だけでは、相手が何の会議か瞬時に判断できない。会議名・日付・主な決定事項を本文に入れる。
❌ NG：送付が1週間以上遅れる
記憶が薄れた状態で送っても修正依頼が出にくく、議事録の信頼性が下がる。遅くとも翌営業日中に送る。

注意点

⚠ 社外への議事録は内容を慎重に確認する
社外向け議事録に社内の未公開情報・価格交渉の詳細が含まれていないか確認する。送付前に上長のチェックが望ましい。
⚠ ファイル名の命名規則を統一する
「議事録.pdf」のような汎用名では後から検索できない。「議事録_会議名_YYYYMMDD.pdf」形式で統一する。

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