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解約 通知 メール 文例【サービス・契約・会員の解約申し込みの書き方】
解約通知メールの文例です。サービス解約の申し込み・取引契約の解約通知・賃貸借契約の解約申し入れの3パターンを用意しました。
文例（コピペ用）
パターン1：サービス・会員の解約申し込み
社外・サービス・解約申し込み
件名：【サービス名】解約のお申し込み（【契約者名 / 会員ID】）
【会社名・カスタマーサポート担当者】様
お世話になっております。【自分の会社名 / 氏名】と申します。
このたび、貴社の【サービス名】の解約を申し込みます。
■契約情報
契約者名（会員名）：【名前・会社名】
会員ID / 契約番号：【ID / 番号】
契約メールアドレス：【メールアドレス】
希望解約日：【年月日（〇曜日）/ または「最短で解約可能な日」】
お手続きの進め方・解約完了の確認方法についてご連絡いただけますと幸いです。
【自分の名前】 TEL：【電話番号】 E-mail：【メールアドレス】
パターン2：取引先との業務委託・サービス契約の解約通知
社外・取引先・業務委託解約通知
件名：【契約名称】解約のご通知（【自社名】）
【取引先会社名・担当者名】様
お世話になっております。【自社名・部署名・名前】です。
貴社との間で締結しております【契約名称（例：〇〇業務委託契約書）】（締結日：【年月日】）について、下記の通り解約をご通知申し上げます。
■解約の内容
解約を申し入れる契約：【契約名称】
解約通知日：【年月日（本メール送付日）】
解約希望日：【年月日（〇曜日）】
※契約書第〇条の規定（解約〇ヶ月前通知）に基づく通知日です
解約の理由：【理由（例：社内事情により当該業務を内製化することになりました / 事業の方針変更によるものです）】
今後の引き継ぎ・精算等につきましては、改めてご相談できますでしょうか。
これまでのご協力に深く感謝申し上げます。
【自分の名前・役職】 TEL：【電話番号】
パターン3：社内からのシステム・ツール解約申請（社内向け）
社内・情報システム部・ツール解約申請
件名：【ツール名】解約申請のお願い
【情報システム部・担当者名】さん
お疲れ様です。【自分の名前・部署名】です。
下記ツール・サービスの解約手続きをお願いいたします。
■解約対象
サービス名：【ツール名・サービス名】
契約者（管理者）：【部署名 / 担当者名】
利用アカウント数：【〇名】
現在の契約期間：【〇年〇月〜〇年〇月】
解約希望日：【年月日（〇曜日）/ 契約更新前の〇月〇日まで】
解約の理由：【理由（例：他ツールへの移行のため / 利用実績がなく不要と判断したため）】
解約に際して必要な手続きや確認事項があればお知らせください。
よろしくお願いいたします。
【自分の名前】 内線：【内線番号】
使い方
- 解約通知には「契約者名・会員ID・希望解約日」を必ず記載する：この3点がないと相手が特定・処理できない。特に会員IDは必須。
- 契約書に「解約通知は〇ヶ月前」等の条件がある場合は、それを満たして送る：解約通知期限を守らないと、解約が認められなかったり違約金が発生したりする場合がある。
- 解約後のデータ・成果物の取り扱いを事前に確認する：クラウドサービス等はアカウント削除後にデータが復元できなくなるため、解約前にデータのエクスポートを行う。
NG例
❌ NG：「解約したい」とだけ書いて、会員ID・契約番号を書かない
相手が契約を特定できず手続きが遅れる。契約者名・会員ID・希望解約日を明記する。
注意点
⚠ 解約通知はメール到達確認ができる形で送る
「解約メールを送ったが届いていないと言われた」というトラブルが起こりやすい。送信後に電話で到達確認を取るか、受信確認のリターンを求めるか、内容証明郵便で送ることで証拠を残す。
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