← 実務文例ライブラリ トップ
経費 精算 申請 領収書 提出 文例【経費精算・申請・領収書提出依頼の書き方】
経費精算・申請・領収書提出依頼の文例です。交通費・出張費の精算申請・月次経費まとめ提出の依頼・経費精算不備の差し戻し連絡の3パターンを用意しました。
文例（コピペ用）
パターン1：交通費・出張費の精算申請メール
社内・経理・交通費出張費精算申請
件名：〇月 交通費・出張費 精算申請（【氏名】・【部署名】）
経理部【担当者名】様
お疲れ様です。【部署名・氏名】です。
〇月分の交通費・出張費の精算を申請いたします。
■申請内容（添付の精算書をご確認ください）
申請合計：〇〇〇円
内訳：
交通費（〇件）：〇〇〇円
宿泊費（〇泊）：〇〇〇円
その他（〇件）：〇〇〇円
■添付書類
・精算申請書（様式〇号）
・領収書（〇枚）※PDFにまとめています
領収書の原本は別途郵送にてお送りします（または直接提出いたします）。
ご確認・ご承認のほどよろしくお願いいたします。
【氏名・部署名】 内線：【内線番号】
パターン2：月次経費まとめ提出の案内・依頼メール（経理から社員へ）
社内・全社員・月次経費提出依頼
件名：〇月分 経費精算書・領収書の提出期限のご案内（〇月〇日締切）
社員 各位
経理部【担当者名】です。
〇月分の経費精算書・領収書の提出期限が近づいています。期限内にご提出をお願いします。
■提出期限
〇月〇日（〇曜日）正午まで
■提出方法
精算書：【方法（例：経費精算システム（〇〇）への入力後、承認申請 / 所定の用紙に記入のうえ経理部へ提出）】
領収書：【方法（例：PDFをスキャンしてシステムに添付 / 台紙に貼付して経理部へ提出）】
■提出書類一覧
・経費精算申請書（様式〇号）
・領収書（宛先が会社名または個人名のもの）
・出張の場合は旅程表・出張報告書
■よくある不備（提出前にご確認ください）
・領収書の宛先が空欄・個人名になっている
・交通費の区間・目的が未記入
・金額が手書きで訂正されている
期限後のご提出は翌月精算となる場合がありますのでご注意ください。
経理部 【担当者名】 内線：【内線番号】
パターン3：経費精算不備の差し戻し連絡メール
社内・申請者・経費精算不備差し戻し
件名：〇月分 経費精算申請 書類不備のご連絡（【氏名】分）
【氏名・部署名】様
経理部【担当者名】です。
先日ご提出いただいた〇月分の経費精算申請書について、下記の不備が確認されました。ご修正のうえ再提出をお願いいたします。
■確認・修正が必要な箇所
①【件名・日付（例：〇月〇日 交通費 〇〇駅→〇〇駅）】
→ 【不備内容（例：領収書が添付されていません / 目的の記載がありません）】
②【件名・日付（例：〇月〇日 接待費 〇〇円）】
→ 【不備内容（例：参加者名・会社名・目的の記載が必要です）】
■再提出期限
〇月〇日（〇曜日）までにご再提出ください。
ご不明な点は経理部（内線：【内線番号】）にお問い合わせください。よろしくお願いいたします。
経理部 【担当者名】 内線：【内線番号】
使い方
- 精算申請は「件数・合計金額・添付書類」を冒頭に書く：経理担当者が件数の多い精算書を処理するときは、まず全体像（何件・合計いくら）を把握したい。本文で先に示すと確認がスムーズになる。
- 月次提出依頼は「よくある不備リスト」を添える：提出前に不備をセルフチェックできると差し戻しが減る。宛先・区間・目的の未記入など繰り返し起きる不備を一覧にしておくと効果的。
- 差し戻しは「どの申請のどこが・なぜ不備か」を明示する：「不備があります」だけでは申請者が何を直せばいいか分からない。件名・日付・不備内容・必要な追加情報を箇条書きで伝える。
NG例
❌ NG：宛先が「上様」「空白」の領収書で精算申請する
「上様」や宛先空白の領収書は、会社の経費としての証拠能力が弱く、税務調査で問題になる可能性がある。領収書は発行時に「会社名（法人の場合）」または「個人名（個人事業の場合）」を宛先に記入してもらう。
注意点
⚠ 領収書の保存期間は法人・個人で異なる
法人の場合、経費に関する書類（領収書・請求書等）は原則として7年間の保存が必要（欠損金がある場合は10年）。電子帳簿保存法の要件に従い、電子保存する場合は改ざん防止措置が必要。
関連文例
Word文書でそのまま使いたい方へ
ビジネスメール・社内文書・契約書など、すぐ使えるWordテンプレートをパックで販売しています。
実務文例パック一覧を見る
本ページの文例・テンプレートは一般的な実務情報の提供を目的としています。個別の法律相談・書類作成代行は行っておらず、利用により生じた損害について当サイトは責任を負いません。重要な書面は専門家にご相談ください。