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緊急 お知らせ メール 文例【システム障害・設備停止・緊急連絡】
緊急のお知らせ・障害・停止を連絡するメール文例です。システム障害・設備一時停止・緊急作業中止の3パターンを用意しました。
文例（コピペ用）
パターン1：システム障害のお知らせ
社外・システム障害通知
件名：【緊急】システム障害発生のお知らせ（【年月日 時刻】）
お客様各位
平素より大変お世話になっております。【会社名】です。
現在、弊社【システム名・サービス名】において障害が発生しております。
■発生状況
発生日時：【年月日 時刻】
影響範囲：【影響しているサービス・機能】
現在の状況：【例：一部機能がご利用いただけない状態です】
■対応状況
現在、原因の特定・復旧作業を急いで進めております。復旧の見込みは【時刻（例：〇時頃）】を予定しております（変更となる場合があります）。
お客様には大変ご迷惑をおかけしておりますことを深くお詫び申し上げます。
復旧次第、改めてご連絡いたします。
【会社名】カスタマーサポート
TEL：【電話番号】
パターン2：設備・電気・ガス・水道の一時停止案内
社内・設備停止案内
件名：【重要】設備点検に伴う一時停止のお知らせ
社員各位
お疲れ様です。【部署名・総務担当】の【自分の名前】です。
下記の日程で設備点検を実施いたします。該当時間帯はサービスが一時停止しますので、ご注意ください。
■停止内容
停止日時：【年月日（曜日）】【時間〜時間】
停止設備：【例：電気・空調・エレベーター等】
停止エリア：【フロア・建物名等】
理由：【理由（例：法定点検のため）】
■注意事項
・停止時間中はパソコンのデータを必ず保存してください
・【その他注意事項】
ご不便をおかけしますが、ご協力をよろしくお願いいたします。
【部署名】【自分の名前】
内線：【内線番号】
パターン3：作業・工事中断の緊急連絡
社外・作業中断・緊急連絡
件名：【緊急】【工事・作業名】の一時中断のご連絡
【担当者名】様
お世話になっております。【自社名】の【自分の名前】です。
現在実施中の【工事・作業名】について、緊急のご連絡をいたします。
【年月日 時刻】より、【理由（例：安全上の問題が発見されたため）】、作業を一時中断しております。
■現状
【状況の詳細】
■今後の対応
現在【対応中の内容（例：原因を調査中です）】。対応方針が決まり次第、改めてご連絡いたします。
お客様・関係者の皆様に多大なご迷惑をおかけしておりますことを深くお詫び申し上げます。
【自社名】【自分の名前】
TEL：【電話番号】（緊急連絡先）
使い方
- 件名に「緊急」と入れる：件名だけで緊急性が伝わるよう「【緊急】」を先頭に入れる。
- 発生日時・影響範囲・現在の対応を3点セットで書く：受け取った相手がすぐに状況を判断できるよう、この3点を最初に書く。
- 復旧見込みを入れる（不明な場合は「調査中」）：「いつ直るか」が最も知りたい情報。不明でも「調査中・判明次第連絡」と書く。
- 復旧後に完了報告メールを送る：障害が解消したら必ず「復旧しました」の報告メールを送る。
NG例
❌ NG：復旧見込みを書かない
「対応中です」だけでは相手が代替手段を取るかどうか判断できない。復旧見込みを必ず入れる。
注意点
⚠ 障害情報は速報と詳細報告の2段階で送る
発生直後はまず「発生の事実・対応中」の速報を送る。詳細な原因・再発防止策は復旧後にまとめて報告する2段階が標準的な対応。
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