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面接 案内 日程 メール 文例【面接日程の案内・調整メールの書き方】
面接日程の案内・調整メール文例です。応募者への面接日程の案内・面接日程の変更依頼・面接当日のリマインドメールの3パターンを用意しました。
文例(コピペ用)
パターン1:応募者への面接日程の案内メール
採用・応募者・面接日程案内
件名:面接のご案内(【会社名】採用担当)
【応募者名】様
この度は弊社求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。【会社名】採用担当の【名前】と申します。
書類選考の結果、面接にお越しいただきたく、日程のご案内を申し上げます。
■面接日程
日時:〇月〇日(〇曜日)〇時〇分〜(〇分程度を予定)
場所:【場所(例:弊社本社・〇階 / Zoomによるオンライン面接)】
住所:【住所(オンラインの場合はZoom URL)】
■当日お持ちいただくもの
・履歴書(お持ちでない場合はご連絡ください)
・【その他(例:職務経歴書 / ポートフォリオ等)】
上記日程でご都合のほどご確認いただき、〇月〇日(〇曜日)までにご返信いただけますと幸いです。ご都合が悪い場合は別途日程をご調整いたします。
ご質問がございましたらお気軽にお問い合わせください。
【会社名】採用担当 【名前】
TEL:【電話番号】 E-mail:【メールアドレス】
パターン2:面接日程の変更依頼メール(企業側から)
採用・応募者・面接日程変更
件名:【お詫び】面接日程変更のお願い(【会社名】採用担当)
【応募者名】様
お世話になっております。【会社名】採用担当の【名前】です。
先日ご案内いたしました面接日程(〇月〇日〇時〜)につきまして、誠に申し訳ございませんが、社内事情により日程の変更をお願いしたいと存じます。
ご調整をいただいたにもかかわらず、急なご変更のお願いとなり深くお詫び申し上げます。
■変更の候補日(ご都合のよい日時をお知らせください)
候補1:〇月〇日(〇曜日)〇時〜
候補2:〇月〇日(〇曜日)〇時〜
候補3:〇月〇日(〇曜日)〇時〜
上記以外の日時をご希望の場合もお知らせください。可能な限り対応いたします。
改めてご不便をおかけいたしますこと、心よりお詫び申し上げます。
【会社名】採用担当 【名前】
TEL:【電話番号】 E-mail:【メールアドレス】
パターン3:面接当日のリマインドメール
採用・応募者・面接前日リマインド
件名:【明日】面接のご確認(〇月〇日〇時〜・【会社名】)
【応募者名】様
お世話になっております。【会社名】採用担当の【名前】です。
明日の面接についてご確認をお送りいたします。
■明日の面接詳細
日時:〇月〇日(〇曜日)〇時〇分〜
場所:【場所(例:弊社本社・受付にて「面接でお越しの旨」とお伝えください)】
住所:〒〇〇〇-〇〇〇〇 【住所】
アクセス:【最寄り駅・徒歩〇分 等】
■ご持参いただくもの
・【持参物リスト】
ご不明な点・当日緊急のご連絡はTEL:【電話番号】にご連絡ください。明日お会いできることを楽しみにしております。
【会社名】採用担当 【名前】 TEL:【電話番号】
使い方
- 面接日程の案内は「日時・場所・持参物・返信期限」の4点を必ず書く:応募者が準備できるよう、必要な情報をすべてまとめる。オンラインの場合はURL・入室方法も記載する。
- 日程変更の依頼はお詫びを最初に書く:企業側の都合による変更は応募者に負担をかけている。「申し訳ございません」を先に置くことで誠意が伝わる。
- リマインドメールは前日の夕方〜当日朝に送る:応募者が場所・時間を再確認できるタイミングで送ると、当日の不明点による連絡を減らせる。
NG例
❌ NG:面接案内メールに地図・アクセス情報を書かない
「住所だけ」では初めて来る応募者が迷う。最寄り駅・徒歩時間・地図URLを記載するか、受付方法(「受付で『面接で参りました』とお伝えください」)を書くことで当日の混乱を防げる。
注意点
⚠ 応募者の個人情報はメールで安易に転送しない
履歴書・職務経歴書等の個人情報は採用担当・面接官以外に共有しない。メールで転送する際もTo・CC・BCCの宛先を誤送信しないよう確認する。
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