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日程調整 メール 文例【アポイント・面談・打ち合わせ】
打ち合わせ・面談・アポイントの日程調整メール文例です。複数候補を提示するパターン・相手に候補を委ねるパターン・日程変更を依頼するパターンの3つを用意しました。
文例（コピペ用）
パターン1：複数の候補日を提示する
社外・候補日提示
件名：打ち合わせ日程のご相談（【自社名】【自分の名前】）
【担当者名】様
お世話になっております。【自社名】の【自分の名前】です。
【目的（例：先日ご依頼いただきました件）】について、一度お時間をいただけますでしょうか。
以下の日程でご都合のよい日時をお聞かせください。
■候補日程（所要時間：約【〇〇分】）
第1候補：【月】月【日】日（【曜日）【時間帯】
第2候補：【月】月【日】日（【曜日）【時間帯】
第3候補：【月】月【日】日（【曜日）【時間帯】
上記以外でも、ご都合のよい日程をお知らせいただければ調整いたします。
【対面 or オンライン（Zoom等）】での実施を想定しております。
どうぞよろしくお願いいたします。
【自社名】【部署名】【自分の名前】
TEL：【電話番号】
パターン2：相手に候補を委ねる
社外・相手に委ねる
件名：ご面談日程のご相談（【自社名】【自分の名前】）
【担当者名】様
お世話になっております。【自社名】の【自分の名前】です。
【目的】について、ぜひ一度ご面談の機会をいただけますでしょうか。
【月】月【日】日〜【月】月【日】日の間でご都合のよい日程を2〜3候補お知らせいただけますと、速やかに調整いたします。
所要時間は約【〇〇分】を想定しております。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
【自社名】【自分の名前】
TEL：【電話番号】
パターン3：日程変更をお願いする
社外・日程変更依頼
件名：【日程変更のお願い】【打ち合わせ件名】（【自社名】【自分の名前】）
【担当者名】様
お世話になっております。【自社名】の【自分の名前】です。
【月】月【日】日（【曜日】）にご予定いただいております打ち合わせについて、誠に恐縮ですが日程の変更をお願いできますでしょうか。
【変更理由（例：社内の急な予定が入り）】、当初の日程でのご対応が難しくなりました。
以下の日程はいかがでしょうか。
■変更候補日
第1候補：【月】月【日】日（【曜日）【時間帯】
第2候補：【月】月【日】日（【曜日）【時間帯】
突然のお願いで大変申し訳ございません。ご確認のほどよろしくお願いいたします。
【自社名】【自分の名前】
TEL：【電話番号】
使い方
- 候補は3つ以上提示する：候補が少ないと相手が選べず返信が遅れる。3〜5つ提示するのが目安。
- 所要時間を明記する：何時間拘束されるかわからないと相手がスケジュールを組めない。「約〇〇分」を必ず入れる。
- オンライン・対面を明示する：どちらで実施するかを最初から決めておくと調整がスムーズ。
- 候補の幅を広げる：期間が狭いと相手が選べない。最低でも1週間の幅で候補を出す。
NG例
❌ NG：候補日が1〜2つしかない
相手が都合が合わなかった場合に再調整が必要になり、往復メールが増える。最低3候補を提示する。
❌ NG：所要時間を書かない
30分と2時間では相手のスケジュール確保が全く異なる。「約〇〇分」は必須。
注意点
⚠ 役職が上の相手には候補を委ねる
役員・上位の取引先に対して候補を一方的に提示するのは失礼になる場合がある。「ご都合のよい日程をお聞かせください」と委ねるパターンを使う。
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