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面接 選考 結果 通知 文例【採用面接・選考結果の通知メールの書き方】
採用面接・選考結果の通知メール文例です。採用内定の通知・書類選考・面接の不合格通知・内定辞退への返信メールの3パターンを用意しました。
文例（コピペ用）
パターン1：採用内定通知メール
社外・応募者・採用内定通知
件名：【採用内定のご連絡】〇〇職 選考結果について（【会社名】）
【氏名】様
【会社名】人事部【担当者名】です。
このたびは弊社の採用選考にご応募いただき、ありがとうございました。
選考の結果、下記の条件にて採用内定をご通知いたします。
■内定の概要
職種：【職種名】
所属予定：【部署名（確定後にご案内）】
入社予定日：〇〇年〇月〇日（〇曜日）
雇用形態：【正社員 / 契約社員 等】
給与・処遇：別途送付の「内定通知書」をご確認ください
■次のご連絡について
内定をお受けいただける場合は、〇月〇日（〇曜日）までにご連絡をお願いします。
以降、内定通知書・入社書類をお送りいたします。
ご不明な点はお気軽にお問い合わせください。ご縁をいただけることを楽しみにしております。
人事部 【担当者名】 TEL：【電話番号】 E-mail：【メールアドレス】
パターン2：書類選考・面接の不合格通知メール
社外・応募者・不合格通知
件名：【選考結果のご連絡】〇〇職 ご応募について（【会社名】）
【氏名】様
【会社名】人事部【担当者名】です。
このたびは弊社の採用選考にご応募（ご参加）いただき、誠にありがとうございました。
慎重に選考を重ねました結果、誠に残念ながら今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
お忙しい中、書類のご提出（・面接へのご参加）いただきましたことに心より御礼申し上げます。
なお、選考に関する書類・個人情報は、弊社の個人情報管理規程に基づき適切に処理いたします。
今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
人事部 【担当者名】 TEL：【電話番号】 E-mail：【メールアドレス】
パターン3：内定辞退への返信メール
社外・応募者・内定辞退への返信
件名：Re: 内定辞退のご連絡について（【会社名】）
【氏名】様
【会社名】人事部【担当者名】です。
このたびはご連絡いただきありがとうございます。
内定辞退のご意向、承りました。残念ではございますが、【氏名】様のご決断を尊重いたします。
選考にご参加いただきましたこと、また弊社にご関心をお持ちいただきましたことに心より御礼申し上げます。
今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。またご縁がございましたらよろしくお願いいたします。
人事部 【担当者名】 TEL：【電話番号】 E-mail：【メールアドレス】
使い方
- 内定通知は「回答期限」を明示する：内定を出しても回答期限がないと、他社との比較で選考が長引く。「〇月〇日までにご連絡ください」と期限を設ける。
- 不合格通知は不採用理由を書かない：採用選考の不採用理由を開示する義務は法律上ないため、具体的な理由は書かない。書くと不当差別の証拠とみなされるリスクがある。
- 内定辞退への返信は速やかに・丁寧に：辞退の連絡をもらったら当日〜翌日中に返信する。不快な印象を与えると、SNS等での悪評につながる可能性がある。
NG例
❌ NG：不合格通知メールに選考理由・採点を書く
「スキル面で他の応募者より劣っていた」等の選考理由を書くと、不当差別・プライバシー侵害のリスクがある。不合格通知はシンプルに「採用見送り」の事実のみを伝える。
注意点
⚠ 採用選考で収集した個人情報は目的外使用・第三者提供を禁止する
応募書類・面接記録等は個人情報保護法上の個人情報に該当する。採用選考以外の目的に使用したり、第三者に提供することは禁止される。不採用者の書類は適切に廃棄する。
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本ページの文例・テンプレートは一般的な実務情報の提供を目的としています。個別の法律相談・書類作成代行は行っておらず、利用により生じた損害について当サイトは責任を負いません。重要な書面は専門家にご相談ください。