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説明会 案内 メール 文例【社外・参加者・オンライン・会社説明会】
説明会案内メールの文例です。会社説明会の開催案内・説明会参加確認・日程変更連絡の3パターンを用意しました。
文例(コピペ用)
パターン1:会社説明会の開催案内
社外・会社説明会・開催案内
件名:【会社名】会社説明会 開催のご案内
【応募者・関係者名】様
お世話になっております。【会社名】採用担当の【担当者名】です。
このたびは弊社へのご関心をいただきありがとうございます。
下記の日程で会社説明会を開催いたします。ぜひご参加ください。
■説明会概要
日時:【年月日(曜日) 〇時〜〇時】
形式:【対面(会場:〇〇) / オンライン(Zoom)】
内容:【内容(例:会社・事業概要・業務紹介・Q&A)】
対象:【対象(例:〇〇年卒就活中の方 / 転職検討中の方)】
■参加お申し込み
【申込方法(例:下記URLよりお申し込みください。〇月〇日まで受付中)】
URL:【申込URL】
当日の接続情報・会場詳細は、お申し込み後にご案内いたします。
ご不明な点は採用担当(【E-mail】)までお気軽にご連絡ください。
【会社名】採用担当【担当者名】
TEL:【電話番号】
パターン2:説明会参加確認(登録者へのリマインダー)
社外・説明会・参加確認リマインダー
件名:【会社説明会名】ご参加確認のご連絡
【参加者名】様
お世話になっております。【会社名】採用担当の【担当者名】です。
先日はご登録いただきありがとうございます。
まもなく説明会が開催されますので、改めてご案内いたします。
■説明会詳細
日時:【年月日(曜日) 〇時〜〇時(接続は〇時〇分から可)】
形式:【対面 / Zoom(URL:【接続URL】)】
ミーティングID:【ID】 パスワード:【パスワード】
■当日のお願い
・【準備事項(例:マイク・カメラの接続確認をお願いします)】
・参加できなくなった場合は【連絡先(例:〇〇まで事前にご連絡ください)】。
ご不明な点はお気軽にご連絡ください。当日お会いできることを楽しみにしております。
【会社名】採用担当【担当者名】
TEL:【電話番号】 E-mail:【メールアドレス】
パターン3:説明会の日程変更のお詫びと連絡
社外・説明会・日程変更お詫び
件名:【説明会名】日程変更のお詫びとご案内
【参加予定者名】様
お世話になっております。【会社名】採用担当の【担当者名】です。
このたび、誠に申し訳ございませんが、下記の説明会について日程を変更させていただくこととなりました。
■変更前
日時:【旧日時(例:〇月〇日(〇曜日) 〇時〜〇時)】
■変更後
日時:【新日時(例:〇月〇日(〇曜日) 〇時〜〇時)】
(場所・形式は変更ありません)
【変更理由(例:会場の都合・担当者の急な予定変更)】により、ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。
新しい日程でのご参加が難しい場合は、代替の日程をご案内いたします。ご意向をお知らせください。
【会社名】採用担当【担当者名】
TEL:【電話番号】 E-mail:【メールアドレス】
使い方
- 説明会案内は「何を・いつ・どこで・どう申し込むか」を1通に収める:内容が分散すると参加者が迷う。開催概要と申込方法を1通にまとめる。
- リマインダーは前日または当日朝に送る:登録しても忘れる参加者がいるため、前日か当日朝に接続情報とともにリマインダーを送ると参加率が上がる。
- 日程変更は判明した時点で即座に連絡する:変更が遅れると、参加者が無駄に準備・移動する事態になる。
NG例
❌ NG:説明会の申込URLを案内メールに入れない
「参加希望の方はご連絡ください」だけでは申込のハードルが高くなり、参加者が集まりにくい。申込URLは必ずメール本文に入れる。
注意点
⚠ オンライン説明会はURLの誤送信・流出に注意する
Zoom等のURLを一般公開すると、無関係な人が入室するリスクがある。URL・パスワードは登録者のみに送り、公開範囲を限定する。
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