返品交換クレーム商品文例【返品・商品交換依頼の案内メールの書き方】

返品・商品交換依頼の案内メール文例です。取引先への返品依頼・顧客からの商品交換依頼への対応・不良品発生時の仕入先への連絡の3パターンを用意しました。

文例（コピペ用）

パターン1：取引先・仕入先への返品依頼メール

件名：【商品名・注文番号】返品のご依頼（【会社名】）【仕入先会社名・担当者名】様お世話になっております。【会社名・部署名・名前】です。〇月〇日にご納品いただいた【商品名（注文番号：〇〇）】について、下記の理由により返品をお願いしたくご連絡いたします。 ■返品の理由　【理由（例：商品に破損が見られました / 注文と異なる商品が納品されました / 品質基準を満たしていませんでした）】 ■返品対象　商品名：【商品名】　数量：【数量】　納品日：〇月〇日 ■ご確認いただきたい事項　① 返品の可否・返品手続きの方法　② 返品に伴う費用（送料等）の負担について　③ 代替品の手配または返金のご対応お手数をおかけしますが、〇月〇日（〇曜日）までにご回答いただけますでしょうか。【名前・役職】　TEL：【電話番号】　E-mail：【メールアドレス】

パターン2：顧客からの商品交換依頼への対応メール

件名：【商品名】交換対応のご案内（【会社名】）【顧客名】様お世話になっております。【会社名・担当者名】です。このたびはご購入いただいた【商品名】についてのご連絡をいただき、誠にありがとうございます。また、ご不便をおかけしておりますことを深くお詫び申し上げます。ご連絡の内容を確認いたしました。下記の通り交換対応をさせていただきます。 ■交換対応の内容　対応方法：【対応（例：同一商品との交換 / 正しい商品の再送）】　発送予定日：〇月〇日（〇曜日）頃　送料：【弊社負担 / 着払い等】 ■返送について　お手数ですが、【商品名】を下記住所までご返送ください。　返送先：〒〇〇〇-〇〇〇〇　【住所】　【担当者名】宛　返送方法：【方法（例：着払いにてご発送ください）】ご不明な点は下記までお気軽にお問い合わせください。【担当者名】　TEL：【電話番号】　E-mail：【メールアドレス】

パターン3：不良品発生の仕入先への報告・対応依頼メール

件名：【商品名・ロット番号】不良品発生のご報告と対応依頼（【会社名】）【仕入先会社名・担当者名】様お世話になっております。【会社名・部署名・名前】です。〇月〇日にご納品いただいた【商品名（ロット番号：〇〇 / 納品書番号：〇〇）】において、不良品が発生していることが確認されましたのでご報告いたします。 ■不良品の概要　商品名：【商品名】　不良の内容：【内容（例：〇個中〇個に〇〇の不具合が確認されました）】　発見日：〇月〇日　現在の保管状況：【保管状況（例：該当ロットを別途保管中）】 ■ご依頼事項　① 原因の調査・報告　② 不良品の引き取りと代替品の手配（または返金）　③ 再発防止策のご提示お手数をおかけしますが、〇月〇日（〇曜日）までにご対応方針をご連絡ください。【名前・役職】　TEL：【電話番号】　E-mail：【メールアドレス】

使い方

NG例

❌ NG：不良品を黙って使用・販売してしまう
不良品と分かりながら使用・販売を継続すると、下流での品質トラブル・安全事故につながる可能性がある。不良品を発見した時点で使用・販売を停止し、仕入先に報告する。

注意点

⚠ 返品・交換の条件は契約書・取引基本契約・商品規約で確認する
返品・交換が可能な条件（瑕疵担保責任・受入検査期間等）は取引基本契約や商品規約で定められている場合が多い。「納品後〇日以内の検査で発見した不良のみ対応」等の条件がある場合は、期限を守って連絡する。

返品 交換 クレーム 商品 文例【返品・商品交換依頼の案内メールの書き方】

文例（コピペ用）

パターン1：取引先・仕入先への返品依頼メール

パターン2：顧客からの商品交換依頼への対応メール

パターン3：不良品発生の仕入先への報告・対応依頼メール

使い方

NG例

注意点

関連文例

返品交換クレーム商品文例【返品・商品交換依頼の案内メールの書き方】