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出張報告書 テンプレート Word【書き方・例文つき】
出張報告書のテンプレートと書き方を解説します。商談・視察・セミナー参加の3パターンを用意しました。
テンプレート(コピペ用)
標準テンプレート(商談・打ち合わせ)
社内・出張報告書
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出 張 報 告 書
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提出日 :【年月日】
所属 :【部署名】
氏名 :【氏名】
承認 :【上長氏名】 印
■出張概要
出張期間:【年月日】〜【年月日】(【〇〇】泊)
出張先 :【会社名・場所】
出張目的:【目的を一文で】
同行者 :【氏名・役職(単独の場合は「なし」)】
■費用概算
交通費 :【金額】円
宿泊費 :【金額】円
その他 :【金額】円
合 計 :【金額】円
(詳細は経費精算書に添付)
■訪問内容・商談結果
1. 【訪問先・日時】
目的:
内容:
結果・決定事項:
次のアクション:(担当: 期限: )
2. 【訪問先・日時(複数訪問の場合)】
目的:
内容:
結果・決定事項:
次のアクション:
■所感・課題・提言
【現地で得た情報・気づき・改善提案など】
■添付資料
□ 名刺(〇枚)
□ 受領資料:
□ 経費精算書
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簡易版(日帰り・短時間の出張)
社内・簡易・日帰り
【出張報告】
日時:【年月日】
訪問先:【会社名・場所】
目的:【目的】
同行者:【氏名または「なし」】
■結果・決定事項
・
・
■次のアクション
・【担当:】【内容】(期限:)
■費用
交通費:【金額】円 その他:【金額】円
以上
使い方
- 提出タイミング:出張から戻った翌営業日以内が標準。記憶が鮮明なうちに書く。
- 結果と次のアクションを必ず書く:「行ってきました」だけでは報告書の意味がない。決定事項と担当者・期限つきのアクションを明記する。
- 費用は経費精算書と一致させる:報告書の費用概算と経費精算書の金額が合わないと経理処理でトラブルになる。
- 所感・提言を加える:現地でしか得られない情報・気づきを書くことで報告書の価値が高まる。
NG例
❌ NG:行動の羅列だけで結果を書かない
「〇〇社を訪問し、〇〇について説明した」だけでは何が決まったかわからない。決定事項・次のアクションを必ず書く。
❌ NG:出張から1週間後に提出する
記憶が薄れた報告書は内容が曖昧になる。翌営業日中が原則。
注意点
⚠ 領収書・名刺は必ず持ち帰る
経費精算には領収書が必要。名刺は受け取った日付をメモしておくと後で整理しやすい。
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