相談問い合わせ窓口案内文例【相談窓口・問い合わせ先の案内メールの書き方】

相談窓口・問い合わせ先の案内メール文例です。社内相談窓口の開設案内・外部相談窓口の紹介・問い合わせ対応の自動返信メールの3パターンを用意しました。

文例（コピペ用）

パターン1：社内相談窓口の開設案内メール

件名：【窓口名（例：ハラスメント相談窓口 / 労働相談窓口）】開設のご案内社員各位人事部【担当者名】です。このたび、社員の皆さんが職場に関する悩みや相談を安心してお話しいただける【窓口名（例：ハラスメント相談窓口）】を開設いたしましたのでご案内いたします。 ■相談窓口の概要　対象：全社員（正社員・契約社員・パート・アルバイト含む）　相談できる内容：【内容（例：ハラスメント・職場での人間関係・労働条件に関する悩み）】　相談方法：【方法（例：メール / 電話 / 面談（事前予約制））】　窓口担当：【担当者名 / 外部委託先名】　連絡先：TEL：【電話番号】　E-mail：【メールアドレス】　受付時間：【時間（例：平日〇時〜〇時）】 ■プライバシーの保護　相談内容は厳重に守秘されます。相談者の同意なく相談内容が第三者（上司・同僚を含む）に開示されることはありません。一人で抱え込まず、どうぞお気軽にご相談ください。人事部　【担当者名】　内線：【内線番号】

パターン2：外部相談窓口・EAPの紹介メール

件名：外部相談窓口（EAP）のご利用案内社員各位人事部【担当者名】です。弊社では、社員の皆さんのメンタルヘルス・仕事・生活上の悩みをサポートするため、外部の専門相談窓口（EAP：従業員支援プログラム）をご利用いただけます。 ■外部相談窓口の概要　サービス名：【サービス名（例：〇〇カウンセリングサービス）】　提供会社：【提供会社名】　相談できる内容：職場の悩み・家族関係・心身の健康・法律・お金に関する相談等　相談方法：【方法（例：電話 / オンライン面談）】　費用：無料（会社が費用を負担します）　ご利用方法：【方法（例：下記の専用番号にお電話ください / 専用Webサイトよりお申込みください）】　専用番号・URL：【番号・URL】　受付時間：【時間（例：24時間365日対応）】相談内容は会社には報告されません。安心してご利用ください。人事部　【担当者名】　内線：【内線番号】

パターン3：問い合わせ受付の自動返信メール（テンプレート）

件名：Re: 【お問い合わせ内容のタイトル】（自動返信）【お名前】様お問い合わせいただき、誠にありがとうございます。【会社名・サービス名】です。このメールはお問い合わせを受け付けた際の自動返信です。担当者が内容を確認のうえ、【営業日〇日以内（例：3営業日以内）】にご連絡いたします。 ■受付番号　【受付番号（自動採番）】 ■お急ぎの場合　TEL：【電話番号】（受付時間：平日〇時〜〇時） ※このメールへの返信は受け付けておりません。新たなお問い合わせは下記フォームよりお送りください。【お問い合わせフォームURL】【会社名・担当部署】

使い方

NG例

❌ NG：相談窓口の担当者を直属の上司や人事部長にする
相談窓口の担当者が直属の上司・同じ部署の人事担当である場合、相談者は「上司に知られる」「人事評価に影響する」と感じて相談しにくくなる。外部委託または独立した担当者を置くことが重要。

注意点

⚠ ハラスメント相談窓口の設置は法律上の義務（一定規模以上の企業）
パワーハラスメント防止法（改正労働施策総合推進法）により、事業主はハラスメント相談窓口の設置・周知が義務付けられている。相談を受けた場合の調査・対応義務も生じるため、手順書・対応フローを事前に整備する。

相談 問い合わせ 窓口 案内 文例【相談窓口・問い合わせ先の案内メールの書き方】

文例（コピペ用）

パターン1：社内相談窓口の開設案内メール

パターン2：外部相談窓口・EAPの紹介メール

パターン3：問い合わせ受付の自動返信メール（テンプレート）

使い方

NG例

注意点

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