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総務 庶務 連絡 通達 文例【総務・庶務からの社内連絡・通達の書き方】
総務・庶務からの社内連絡・通達文例です。備品・消耗品の発注依頼・施設利用ルールの周知・社内清掃・整理整頓の呼びかけの3パターンを用意しました。
文例（コピペ用）
パターン1：備品・消耗品の発注依頼の集約メール
社内・全社員・備品発注依頼集約
件名：備品・消耗品の発注依頼集約のご案内（期限：〇月〇日）
社員 各位
総務部【担当者名】です。
今月の備品・消耗品の発注をまとめて行います。必要なものがある方は期限までにご連絡ください。
■発注取りまとめの概要
対象：文房具・用紙・その他消耗品（【〇〇万円以上の備品は別途申請が必要です】）
依頼期限：〇月〇日（〇曜日）〇時まで
発注予定日：〇月〇日（〇曜日）
納品予定：〇月〇日（〇曜日）頃
■依頼方法
下記の必要事項をメールにて【担当者名・メールアドレス】へご送付ください。
・品名・品番（カタログ番号等があれば記載）
・数量
・使用目的・部署名
期限を過ぎると翌月発注になります。お早めにご連絡ください。
総務部 【担当者名】 内線：【内線番号】
パターン2：施設・設備利用ルールの周知メール
社内・全社員・施設利用ルール周知
件名：【施設名（例：会議室 / 共用スペース / 駐車場）】利用ルールのご確認のお願い
社員 各位
総務部【担当者名】です。
【施設名】の利用について、利用ルールを改めてご確認ください。
■利用ルール（主要事項）
① 【ルール1（例：会議室の予約は社内システムから行い、当日キャンセルの場合は必ず解除してください）】
② 【ルール2（例：使用後は原状回復をお願いします（椅子・机の配置を戻す・ゴミを持ち帰る））】
③ 【ルール3（例：飲食は【〇〇の場合のみ可・原則禁止】です）】
④ 【ルール4（例：外部の方をお連れする場合は受付に事前登録をお願いします）】
最近ルールが守られていないケースが見受けられますので、改めて全社員の皆様にご協力をお願いいたします。
ご不明な点は総務部（内線：【内線番号】）へご連絡ください。
総務部 【担当者名】 内線：【内線番号】
パターン3：社内整理整頓・清掃の呼びかけメール
社内・全社員・清掃整理整頓呼びかけ
件名：社内清掃・整理整頓のお願い（〇月〇日 一斉清掃実施）
社員 各位
総務部【担当者名】です。
〇月〇日（〇曜日）に社内一斉清掃を実施いたします。ご協力をよろしくお願いいたします。
■実施内容
日時：〇月〇日（〇曜日）〇時〜〇時（〇分間程度）
対象：自分のデスク周り・共用キャビネット・給湯室・コピー機周辺 等
■清掃のポイント
・デスクの上・引き出し内の不要な書類・物品を整理する
・不要な書類はシュレッダーまたは機密書類回収ボックスへ
・共用の冷蔵庫内の私物を確認し、期限切れのものを処分する
・ラベルのない共用品には所有者・部署名を記載する
清潔で整理された職場は業務効率・来客時の印象向上につながります。ご協力をお願いいたします。
総務部 【担当者名】 内線：【内線番号】
使い方
- 発注依頼の集約メールは「期限・依頼方法・発注対象の範囲」を明確に書く：「欲しいものがあれば連絡して」だけでは、何が発注対象か分からない。範囲・方法・期限を明示する。
- 施設利用ルールの周知は「具体的な禁止行為・NG例」を書く：「適切に使用してください」では伝わらない。「使用後は椅子を戻す」「ゴミは持ち帰る」等の具体的な行動を書く。
- 清掃呼びかけは「日時・具体的な清掃箇所・清掃のポイント」をリストで書く：「清掃のお願い」だけだと何をしていいか分からない。箇所ごとの具体的なアクションを書く。
NG例
❌ NG：施設利用ルールを口頭だけで周知する
口頭だけでは「知らなかった」が通じてしまう。ルールはメール・掲示物・社内システム等で文書化して周知し、記録を残す。
注意点
⚠ 共用の冷蔵庫・ロッカー内の私物を勝手に廃棄しない
整理整頓の一環で他人の私物を無断で廃棄すると、民事上の問題につながる。「○日までに確認・持ち帰りをお願いします」と事前に告知し、期限後に対応するのが基本。
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