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商品 不良 クレーム メール 文例【不具合報告・交換依頼・返品対応】

商品の不良・不具合に関するクレームメール文例です。仕入先への不具合報告・交換依頼と、売主側のお詫びと対応案内の3パターンを用意しました。

文例（コピペ用）

パターン1：仕入先への商品不具合報告・交換依頼

社外・仕入先・商品不具合報告
件名：商品不具合のご報告と対応のお願い（【注文番号・商品名】） 【担当者名】様 お世話になっております。【自社名】の【自分の名前】です。 先日納品いただきました商品について、不具合を確認しましたのでご報告いたします。 ■不具合の概要 　商品名　：【商品名】 　注文番号：【番号】 　納品日　：【年月日】 　不具合内容：【具体的な不具合（例：〇〇部品の破損・動作不良・外観の傷等）】 　不具合数量：【個数（例：納品数100個中15個に上記不具合）】 ■ご対応のお願い 　【希望する対応（例：不具合品全数の交換 / 返品・返金）】 写真を別添いたします。ご確認のうえ、対応方針を【期限（例：〇月〇日）】までにお知らせください。 【自社名】【自分の名前】 TEL：【電話番号】

パターン2：不具合クレームへのお詫びと対応案内（売主側）

社外・売主側・クレーム対応
件名：商品不具合に関するお詫びと対応のご案内 【担当者名】様 お世話になっております。【自社名】の【自分の名前】です。 このたびはご購入いただいた商品に不具合が生じましたことを、心よりお詫び申し上げます。 ■弊社の対応方針 　【対応内容（例：不具合品を全数回収のうえ新品と交換いたします）】 ■ご対応のお願い 　①不具合品の返送：【返送先・方法（例：着払いでご返送ください）】 　②返送後の対応：【交換品の発送時期（例：返品確認後3営業日以内）】 お手数をおかけしますが、【期限】までにご返送いただけますでしょうか。 今後このようなことがないよう品質管理を徹底してまいります。重ねてお詫び申し上げます。 【自社名】【自分の名前】 TEL：【電話番号】

パターン3：返品・返金対応の完了連絡

社外・返品返金完了・連絡
件名：返品・返金処理完了のご連絡（【注文番号・案件名】） 【担当者名】様 お世話になっております。【自社名】の【自分の名前】です。 先般ご報告いただきました商品不具合の件について、下記のとおり対応が完了いたしましたのでご連絡申し上げます。 ■対応内容 　対応種別　：【返品処理完了 / 代替品発送完了 / 返金処理完了】 　完了日　　：【年月日】 　返金の場合：【返金金額・返金予定日・振込先】 改めてご迷惑をおかけしましたことをお詫び申し上げます。 今後ともよろしくお願いいたします。 【自社名】【自分の名前】 TEL：【電話番号】

使い方

NG例

❌ NG：感情的な表現を多用する（「信じられない」「ひどい」等）
感情的な言葉は交渉を難しくする。事実・数量・希望対応の3点を冷静に書く。

注意点

⚠ 返品・交換の可否は契約・取引条件に基づく
不具合品の返品・交換対応は、取引基本契約書・売買契約の瑕疵担保（契約不適合責任）条項に基づく。期限・条件は契約書を確認する。

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