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取引 終了 解約 通知 メール 文例【取引終了・解約通知メールの書き方】
取引終了・解約通知メール文例です。サービス契約の解約申し出・取引先との取引終了通知・定期発注の停止連絡の3パターンを用意しました。
文例（コピペ用）
パターン1：サービス契約の解約申し出メール
社外・サービス提供者・解約申し出
件名：【サービス名】解約のご連絡（【会社名】【名前】）
【会社名・担当者名】様
お世話になっております。【会社名・部署名・名前】です。
現在ご契約中の【サービス名】について、下記の通り解約をお申し出いたします。
■解約の内容
サービス名：【サービス名】
契約者名：【会社名 / 担当者名】
顧客番号・契約番号（わかれば）：【番号】
希望解約日：〇月〇日（〇曜日）または、契約書に定める解約手続きに従います
■解約の理由（任意）
【理由（例：業務体制の変更により、本サービスが不要となりました）】
解約手続きの方法・確認事項等があればご連絡ください。よろしくお願いいたします。
【名前・役職】 TEL：【電話番号】 E-mail：【メールアドレス】
パターン2：取引先への取引終了通知メール
社外・取引先・取引終了通知
件名：取引終了のご通知（【会社名】【名前】）
【取引先会社名・担当者名】様
お世話になっております。【会社名・部署名・名前】です。
このたびは誠に恐れ入りますが、貴社との取引について、〇月〇日をもって終了させていただきたく、ご通知申し上げます。
■取引終了の内容
終了する取引：【取引内容（例：〇〇の仕入れ取引 / 〇〇サービスのご利用）】
取引終了日：〇月〇日（〇曜日）
■終了の理由
【理由（例：経営方針の変更により、仕入れ先の見直しを行うこととなりました）】
長年にわたるご協力に心より感謝申し上げます。取引終了後の精算・手続き等については、別途ご連絡させていただきます。よろしくお願いいたします。
【名前・役職】 TEL：【電話番号】 E-mail：【メールアドレス】
パターン3：定期発注の停止連絡メール
社外・仕入先・定期発注停止
件名：定期発注の一時停止・終了のご連絡（【会社名】【名前】）
【取引先会社名・担当者名】様
お世話になっております。【会社名・部署名・名前】です。
毎月ご対応いただいております【品目・サービス名（例：〇〇の定期発注）】について、〇月〇日の発注分をもって一時停止（または終了）させていただきたくご連絡いたします。
■停止・終了の内容
対象：【品目・サービス名】
最終発注日：〇月〇日（〇曜日）分まで
再開予定：【未定 / 〇月頃を予定】
■理由
【理由（例：在庫調整・社内コスト見直しのため、一時的に発注を停止します）】
長期にわたるご対応に感謝申し上げます。再開が決まりましたら改めてご連絡いたします。
【名前・役職】 TEL：【電話番号】 E-mail：【メールアドレス】
使い方
- 解約申し出は「希望解約日」と「契約上の解約手続きの確認」を必ず行う：多くのサービスは「解約〇ヶ月前までに申し出」等の条件がある。契約書を確認してから申し出る。
- 取引終了の通知は「理由」と「感謝の一言」を添える：理由もなく突然終了すると相手に悪印象を与える。経緯を短く説明し、これまでの協力に感謝を伝える。
- 定期発注の停止は「最終発注日と再開見込み」を明確にする：仕入先は発注がなくなると在庫・生産計画に影響が出る。いつが最終発注かを明確に伝える。
NG例
❌ NG：解約・取引終了を口頭のみで伝え、書面に残さない
「電話で伝えた」だけでは、伝わっていない・時期が違うというトラブルになる場合がある。解約・終了の意思表示はメール等で記録を残す。
注意点
⚠ 契約書に定められた解約予告期間・解約条件を必ず確認する
契約によっては「〇ヶ月前までに書面で申し出」「解約月末まで料金が発生する」等の条件がある。条件を無視して解約を申し出ても、有効にならない場合や違約金が発生する場合がある。
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