取引停止契約解除解約終了文例【取引停止・契約解除・解約通知メールの書き方】

取引停止・契約解除・解約通知メールの文例です。取引停止の通知・契約解除・解約の申し入れ・サービス解約手続き依頼メールの3パターンを用意しました。

文例（コピペ用）

パターン1：取引停止の通知メール（自社から取引先へ）

件名：取引停止のご通知（【会社名】）【取引先会社名・担当者名】様お世話になっております。【会社名・部署名・名前】です。誠に遺憾ではございますが、下記の理由により、〇月〇日をもって貴社との取引を停止させていただくことになりました。 ■取引停止の理由　【理由（例：弊社の事業方針の見直しに伴い、〇〇分野の取引を終了することになりました / 支払条件に関するご合意が得られなかったため）】 ■停止日　〇月〇日（〇曜日） ■対応いただきたいこと　・【対応1（例：進行中の〇〇案件については〇月〇日までに納品をお願いします）】　・【対応2（例：未精算の請求書は〇月〇日までにお送りください）】長年のお取引に感謝申し上げます。何卒ご理解いただけますよう、よろしくお願いいたします。【名前・役職】　TEL：【電話番号】　E-mail：【メールアドレス】

パターン2：契約解除・解約の申し入れメール

件名：【契約名（例：〇〇業務委託契約 / 〇〇サービス利用契約）】解除のご通知【会社名・担当者名】様お世話になっております。【会社名・部署名・名前】です。〇年〇月〇日付で締結いたしました【契約名】につきまして、下記の通り契約解除を申し入れいたします。 ■解除の根拠　【根拠（例：契約書第〇条の規定に基づき / 双方合意による解約）】 ■解除日（予定）　〇月〇日（〇曜日）　（契約書の規定により、本通知日から〇日後を解除日とします） ■解除に伴う対応　・【対応1（例：解除日までに進行中の業務を完了してください）】　・【対応2（例：弊社が預託した資料・データを〇月〇日までに返還してください）】　・【対応3（例：解除日までの費用は別途精算いたします）】本件についてご不明な点はお問い合わせください。【名前・役職】　TEL：【電話番号】　E-mail：【メールアドレス】

パターン3：サービス解約手続きの依頼メール（社内向け）

件名：【サービス名（例：〇〇クラウドサービス / 〇〇システム）】解約手続きのお願い【担当者名・管理部門名】様お疲れ様です。【部署名・名前】です。現在契約中の【サービス名】について、下記の通り解約手続きをお願いしたくご連絡いたします。 ■解約対象　サービス名：【サービス名】　契約番号：【契約番号（任意）】　現在の契約期間：〇年〇月〇日〜〇年〇月〇日 ■解約希望日　〇月〇日（〇曜日）（または契約期間満了時） ■解約の理由　【理由（例：利用頻度が低く、コスト削減のため / 代替システムへの移行のため）】 ■注意事項　・【注意（例：解約前に〇〇のデータのエクスポートが必要です / 解約前に〇〇部門への確認をお願いします）】解約手続きの完了後にご連絡いただけますでしょうか。よろしくお願いいたします。【名前・部署名】　内線：【内線番号】

使い方

NG例

❌ NG：契約書に定められた通知期間を守らずに解除を通告する
多くの契約書には「解除の〇ヶ月前に通知すること」という規定がある。これを守らない場合、損害賠償を請求されるリスクがある。解除を検討したら、まず契約書の解除条項・通知期間を確認する。

注意点

⚠ 取引停止・契約解除の通知は「証拠が残る方法」で行う
口頭や電話での解除通知は「言った・言わない」のトラブルになりやすい。メール・内容証明郵便など、送付日時と内容が記録に残る方法で通知する。重要な解除は書面（内容証明）で行うことを検討する。

取引停止 契約解除 解約 終了 文例【取引停止・契約解除・解約通知メールの書き方】

文例（コピペ用）

パターン1：取引停止の通知メール（自社から取引先へ）

パターン2：契約解除・解約の申し入れメール

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