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担当者変更 メール 文例【社外・後任紹介・引継ぎ】
担当者変更・引継ぎを取引先に通知するメール文例です。前任者からの通知・後任者からの挨拶・両者連名の3パターンを用意しました。
文例（コピペ用）
パターン1：前任者から担当変更を通知する
社外・前任者から通知
件名：担当者変更のご案内（【自社名】【自分の名前】）
【取引先担当者名】様
平素より大変お世話になっております。【自社名】の【自分の名前】です。
このたび、【日付】付けで担当部署が変わることになり、貴社の担当を【後任者名】に引き継ぐこととなりました。
【担当させていただいた期間】、格別のご支援をいただきましたこと、心より感謝申し上げます。
後任の【後任者名】は業務内容の引継ぎを完了しており、引き続き誠実に対応いたします。
■後任担当者の連絡先
氏名：【後任者名】
電話：【電話番号】
メール：【メールアドレス】
引き続き変わらぬお引き立てを賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
【自社名】【部署名】【自分の名前】
パターン2：後任者から着任を通知する
社外・後任者から挨拶
件名：担当引継ぎのご挨拶（【自社名】【自分の名前】）
【取引先担当者名】様
はじめてご連絡申し上げます。【自社名】【部署名】の【自分の名前】と申します。
【日付】より、前任の【前任者名】に代わり、貴社を担当させていただくことになりました。
前任者より業務内容の引継ぎを受けており、これまでの経緯も把握しております。引き続き、丁寧な対応を心がけてまいりますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
近日中にご挨拶にお伺いしたいと考えております。ご都合のよい日程をお知らせいただけますと幸いです。
【自社名】【部署名】【自分の名前】
TEL：【電話番号】
メール：【メールアドレス】
パターン3：前任・後任が連名で通知する（1通で完結）
社外・連名通知
件名：担当者変更のご挨拶（【自社名】）
【取引先担当者名】様
平素より格別のご厚情を賜り、誠にありがとうございます。
このたび、【日付】付けで貴社担当が【前任者名】から【後任者名】に交代となりましたご連絡申し上げます。
【前任者名】より：
長らくお世話になりました。至らない点もあったかと存じますが、温かくお付き合いいただいたことに深く感謝申し上げます。
【後任者名】より：
このたび担当を引き継ぎました【後任者名】です。前任者同様、誠実に対応してまいります。よろしくお願いいたします。
■後任担当の連絡先
TEL：【電話番号】
メール：【メールアドレス】
今後とも変わらぬご支援をお願い申し上げます。
【自社名】【部署名】
前任：【前任者名】／後任：【後任者名】
使い方
- 送付タイミング：変更日の1〜2週間前が理想。当日や直後では相手が困る。
- 後任の連絡先を必ず記載：電話とメールの両方を入れる。緊急時に連絡できない状態を作らない。
- 重要取引先には訪問挨拶を組み合わせる：メールだけで済ませず、後任者が直接挨拶に出向くと印象が良い。
- 進行中案件の状況も一言添える：「〇〇の件は引継ぎ済みです」と一言添えると取引先が安心する。
NG例
❌ NG：後任者の連絡先を書かない
「後日ご連絡いたします」では取引先が急ぎの用件を連絡できない。送信時点で後任の連絡先を必ず記載する。
❌ NG：引継ぎが完了していないのに通知する
業務内容が引き継がれていない状態で通知すると、後任者が対応できずに取引先の信頼を失う。引継ぎ完了後に通知する。
注意点
⚠ 一斉送信はBCCで
複数の取引先に同時送信する場合、BCCを使用して宛先が互いに見えないようにする。TOやCCで複数社を並べると個人情報・取引関係が漏洩する。
⚠ 後任者が実際に引継ぎを受けているか確認
メールで「引継ぎ完了」と書いたのに後任者が状況を把握していないケースはトラブルの元。通知前に後任者本人と内容を確認すること。
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